2024.07.30

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複合機の耐用年数とは？購入・リース時の年数や注意点を解説

コピー機や複合機を「リース契約」で導入する際、契約期間は3年（36ヶ月）から6年（72ヶ月）程度の間で自由に選択できることをご存知ですか？しかし、なぜ3年や5年、6年といった期間が一般的なのか気になったことはありませんか？

実際、コピー機の契約は数年に一度のことなので、それほど気にされていないかもしれませんね。リース契約の期間は、「法令耐用年数」を基準に設定されています。具体的には、1965年（昭和40年）に大蔵省が制定した「減価償却資産の耐用年数等に関する省令」によって、企業が所有する設備や備品などの耐用年数が帳簿上で計算できるように定められた期間です。

この記事では、「耐用年数」とそれに関連する「減価償却」について詳しく説明します。

複合機・コピー機の耐用年数は何年？

まず、複合機の耐用年数に関する基本事項について掘り下げていきます。

複合機・コピー機の耐用年数は5年

法的な使用期間とは、政府が指定した特定の固定資産を利用できる期間です。この期間は、固定資産の耐用年数として定められており、例えば複合機などの「減価償却資産」はその法定の耐用年数に応じて毎年減価償却費を計上する必要があります。

具体的には、複合機やコピー機の寿命は通常「5年」であり、そのため、たとえば100万円の複合機を購入した場合、その100万円を5年間で経費として計上していきます。このように、法定の耐用年数は固定資産の価値が経年劣化していくことを考慮して設定されており、適切な減価償却費の計上によって企業の財務状況を正確に反映することが重要です。

企業は法定の耐用年数を遵守しながら、固定資産を効果的に活用することで、経営の安定性や持続可能性を高めることができます。

「法定耐用年数」＝複合機の寿命ではない

法定耐用年数と複合機の寿命について誤解が生じることがあります。実際、法定耐用年数は税法上の基準であり、複合機の実際の寿命とは異なります。
複合機の法定耐用年数は5年であるため、多くの方が「法定耐用年数＝複合機の寿命」と勘違いされがちですが、これは誤解です。法定耐用年数は単に固定資産としての価値を維持するための指標であり、複合機の実際の寿命は様々な要因によって異なります。

複合機の寿命は、適切なメンテナンスや使用環境、使用頻度などによって大きく左右されます。したがって、法定耐用年数を過ぎたからといってすぐに買い換える必要はないことを心に留めておくことが重要です。複合機は十分に使える状態であれば、修理やメンテナンスを行うことでさらに長く利用することができます。

また、複合機を適切に使い続けることで、コスト面でも節約できる可能性があります。新しい機器を購入するよりも修理やメンテナンスにコストをかける方が経済的である場合もあります。定期的な点検や清掃を行い、トラブルが生じた際には早めに対処することで、複合機の寿命を延ばすことができるでしょう。

中古の複合機（コピー機）を購入した場合の法定耐用年数は？

製造年月日から法定耐用年数を算出して、中古の複合機を購入した際に利用されるのが慣例です。

購入時に法定耐用年数を超えていた場合

購入時に法定耐用年数を超えている場合、法定耐用年数の20％を基準として算定されます。複合機の法定耐用年数は新品時に5年であり、その20％にあたる「1年」が法定耐用年数として適用されます。

法定耐用年数を超えた場合、資産の価値が減少し、適正な評価が必要となります。法定耐用年数を超えた複合機などの設備や機器は、適切な管理やメンテナンスがさらに重要となります。適切な保守が行われれば、法定耐用年数を超えても長く利用することが可能です。

企業や組織は、資産の適切な評価や管理に努めることで、経営の健全性を維持し、資産の価値を最大限に活用することができます。法定耐用年数を超えた資産については、専門家や会計士の助言を受けることで、適切な対応を行い、資産の価値を守ることが重要です。

購入時に法定耐用年数を超えていない場合

中古資産の取得時に法定耐用年数を超過していない場合、以下の方法で計算されます。
「法定耐用年数－製造年月日からの経過年数＋（経過年数×20%）」

例えば、製造年月日から2年経過した中古複合機を取得した場合、以下のように算出されます。
「5年−2年＋（2年×20%）＝3.4年」
1年未満は切り捨てられるため、法定耐用年数は「3年」となります。

このように、中古資産の耐用年数を計算する際には、簡便法を用いることが一般的です。耐用年数の算定は、資産を取得した時点からの経過年数とその利用可能期間を考慮して行われます。
中古資産の取得や管理においては、正確な耐用年数の把握が重要となるでしょう。

減価償却とは

減価償却は、資産を購入した際に一括で経費と認識するのではなく、耐用年数に応じて分割して経費を計上する方法です。たとえば、50万円のコピー機を購入した場合、最初に全額を経費としないで、毎年10万円ずつ5年間にわたって経費計上することが「減価償却」のルールです。

一度に支払った費用を全額計上すると、長期的な利用中に毎年の正確な損益を見極めることが難しくなります。このため、多くのオフィス機器は「減価償却」方式で経費が計上されています。
減価償却は、会計処理を行う際に重要な要素であり、資産の価値が経済的価値を失う過程を正確に反映します。この方法によって、資産の取得費用を適切に吸収し、企業の実態に即した財務諸表を作成することが可能となります。

耐用年数に基づいて分割して費用を計上することで、資産の価値の消耗を適正に表現し、企業の財務状況を客観的に把握することができます。また、減価償却によって資産の取得費用を長期間にわたって分散することで、企業の収支を健全に維持することが可能となります。
一括で経費として計上する方法よりも、減価償却方式は長期的な視点から企業の経営状況を把握する上で有用です。資産の価値が時間とともに減少していくことを適切に反映し、企業の持続可能な成長に貢献する仕組みとして、減価償却は重要な役割を果たしています。

減価償却の計算方法

減価償却率の算定には、「定額法」と「定率法」の2種類が利用されます

定額法

定額法は、資産の償却費を毎年一定の金額で計算する方法です。この方法では、取得価格から残存価格を引いた金額に定額法償却率を乗じることで、年間の償却費を算出します。残存価格とは、資産を処分する際の見込み額であり、通常は取得価格の一割とされています。

定額法の特徴は、毎年同じ金額を償却することであり、購入した最初の年から最後の年までの負担額が一定であることです。例えば、購入価格が100万円で残存価格が10万円、定額法償却率が10%の場合、毎年10万円の償却費用が発生します。このように、定額法は予測可能な負担額を確保することができるため、企業の経営計画や予算編成において重要な役割を果たしています。

定額法は、資産の価値が年々減少するという事実を考慮した計算方法であり、資産の経済的寿命に基づいて償却費用を均等に分摊することができます。このため、企業は資産の使用期間中に正確な費用を計上することができ、財務諸表の信頼性を高めることができます。

定率法

定率法は購入価格からこれまでの償却費の合計を差し引いた金額に定率法の償却率を掛けて計算します。定率法の償却率は通常0.5です。この方法では、最初の年の償却費率が最も高く設定され、その後は年々50％ずつ減少していきます。

このように、定率法は初年度に高い償却費を計上し、徐々に減らしていく特徴があります。しかし、事業が初年度に大きな利益を見込めない場合は、定額法を選択することがおすすめされます。なぜならば、定額法は毎年同じ金額を償却費として計上するため、事業の収益に合わせて柔軟に調整できるからです。

一方、定率法で償却費を計上してしまうと、後から定額法に切り替えることはできませんので、この点には十分注意が必要です。定率法と定額法はそれぞれの特性やメリット・デメリットがあり、事業の状況や将来の見通しに合わせて適切な方法を選択することが重要です。償却方法の選択は、事業の財務状況や税務上の影響に大きな影響を与えるため、慎重に検討する必要があります。

複合機・コピー機の「リース契約」と「耐用年数」の関係

複合機やコピー機の法定耐用年数は通常5年という法令が定められています。この5年という期間は、機器の性能や経済的な観点から設定されており、一般的な利用期間とされています。多くの場合、企業や組織はこの5年を目安に複合機やコピー機を利用しており、リース契約においてもこの期間が採用されることが一般的です。

リース契約において、5年という期間が選択される理由にはいくつかの背景があります。その一つは、複合機やコピー機の技術革新が比較的早いため、5年経過後には最新の機種への更新が望ましいとされる点です。また、5年という期間は、経済的な観点からも適切な期間とされており、機器の価値や性能の劣化を考慮した結果と言えます。

ただし、リース契約の期間は5年未満や5年以上でも可能であり、それぞれにはメリットやデメリットが存在します。例えば、5年未満の契約では最新機種への更新が早く行えますが、短期間での契約更新が必要となるデメリットも考えられます。一方、5年以上の契約では安定した利用が見込めますが、技術の進化や経済状況の変化によるリスクも考慮する必要があります。

したがって、複合機やコピー機のリース契約期間を選択する際には、慎重な検討が必要です。利用目的や予算、更新の頻度などを考慮し、最適な契約期間を選択することが重要です。5年という期間が一般的である理由や、それ以外の選択肢についても理解を深めた上で、最適な契約条件を見つけることが大切です。

複合機・コピー機を5年以上でリース契約した場合

リース契約では、機器本体のリース料金が含まれており、保守料金は別途契約する必要があります。保守契約をしておくことで、修理やメンテナンスが無料で行われるため、安心して利用することができます。しかし、故障が続くと業務に支障が出る可能性もありますので、長期的な視野で考えることが重要です。

特に、印刷頻度が多い場合は、保守契約を重視することが推奨されます。定期的なメンテナンスや修理が必要なく、安定した運用が可能となります。また、月々の費用を抑えたい方には、5年以上のリース契約がお得であり、継続的なサポートを受けられるメリットもあります。

したがって、リース契約と保守契約は別々の契約であることを理解し、機器の安定した運用を確保するためにも、保守契約の重要性を認識することが重要です。印刷頻度や経済的な観点から、適切な契約を選択することで、オフィスの業務効率向上につなげることができます。

5年以上でリース契約した場合のメリット

メリットとしては、分割回数が増えるので、月額費を抑えられる点や、長期に渡って複合機・コピー機を使い続けられるという点が挙げられます。

5年以上でリース契約した場合のデメリット

一方、デメリットとしては、リース契約途中で入れ替えをしなくてはならなくなった場合の残債が多くなる点や、リース期間中に耐用枚数を超える可能性がある点があります。

複合機・コピー機を5年未満でリース契約した場合

コピー機や複合機を導入する際、契約期間の長さは重要なポイントです。5年未満で契約した場合、例えば3年のリース期間で契約すれば、分割回数が少なくなる（36ヶ月）ので月々の支払額が高額になってしまいます。

しかし、短いスパンでコピー機や複合機の入れ替えができるため、最新モデルを導入しやすいのが大きなメリットといえるでしょう。使用頻度が高いオフィスや、高画質なプリントが必要なオフィスは、短い契約期間を検討してみる価値があるかもしれません。

リース期間の長さがリース契約に与える影響は大きく、契約期間が短い場合には一回あたりのリース料が割高になる傾向があります。しかし、その分機種の更新がしやすくなるため、常に最新の機種を利用できるという利点もあります。特に技術の進歩が速いコピー機や複合機の分野では、短い契約期間が適していると言えるでしょう。

一方、契約期間が長い場合には、月々の支払額が安くなるというメリットがあります。長期間同じ機種を利用することで、機械の取り扱いにも慣れることができ、トラブルが起きにくくなる可能性もあります。また、予算の都合や長期的な利用を考える場合には、長い契約期間を選択することも一つの手段となります。

5年未満でリース契約した場合のメリット

短期契約のメリットとしては、故障や経年劣化のリスクが低くなることが挙げられます。また、最新機種のコピー機や複合機を利用しやすく、常に最新のテクノロジーを導入できる点も魅力です。

5年未満でリース契約した場合のデメリット

一方で、デメリットとしては、月々のリース代が高くつくことが挙げられます。短期契約では分割回数が少ないため、一回あたりの支払額が高額になりがちです。

複合機・コピー機の減価償却で注意するべきポイント

複合機に関して、新品や中古、価格などに基づいて、減価償却のアプローチは一律でなく、状況によって異なります。このため、当セクションでは、複合機の減価償却における重要なポイントを3つ紹介します。

耐用年数を間違えないようにする

減価償却をする際、耐用年数を間違えないよう注意しましょう。複合機の耐用年数は一般的に5年とされていますが、この期間は新品の場合の基準です。中古の複合機の場合、その価格や製造日によって耐用年数が変動することがあります。

耐用年数を誤って計算してしまった場合、過去の年度に対して訂正を行うことはできません。このため、減価償却を行う際には、正確な耐用年数を確認して適用することが重要です。

耐用年数の適正な設定は、会計処理において重要な要素であり、正確な情報を元に適切な減価償却を行うことが業務の適切な遂行につながります。したがって、適切な耐用年数の設定には慎重な注意が必要であり、過誤を避けるためにも事前の情報収集や専門家の助言を活用することが望ましいです。

購入価格によって勘定科目が変わる

複合機の購入価格によって勘定科目が変わることが知られています。例えば、価格が10万円未満の場合は消耗品費に計上されます。この場合、減価償却を考慮する必要はありません。一方、10万円以上の複合機は基本的には固定資産として処理されます。

ただし、価格によっては異なる処理方法を選択できます。例えば、10万円以上20万円未満の場合は一括償却資産として扱われ、20万円以上30万円未満の場合は少額減価償却資産として計上されます。

30万円以上の場合は通常の固定資産となり、耐用年数で減価償却されます。したがって、複合機の取得金額によっては、適切な会計方法を選択することが重要です。自社の状況に合わせて適切な勘定科目と処理方法を選定し、会計上のトラブルを避けるようにしましょう。

償却中の資産を処分する際は手続きを行う

減価償却中の複合機を処分する際は、「除却処理」を行う必要があります。除却処理とは、事業での使用を途中で中止し、帳簿から除く処理のことです。複合機を処分したにもかかわらず除却処理を行わなかった場合、手元にない複合機に対して償却資産税を支払わなければなりません。無駄な費用をかけないために、処分時は忘れずに手続きを行いましょう。

固定資産の除却処理は、経営において重要なステップです。減価償却中の資産が使われなくなった場合、その資産を除却することで帳簿上の正確な情報を維持することができます。除却処理を怠ると、資産の価値が正しく反映されず、税務上のトラブルや無駄な負担が生じる可能性があります。

除却処理を行う際には、適切な手続きと記録が必要です。資産の除却に関する書類や証拠を整え、正確な金額を計上することが重要です。また、除却処理を行うタイミングも適切に考える必要があります。資産の処分が決まったら、迅速に除却処理を行い、問題を未然に防ぎましょう。

複合機・コピー機を長持ちさせるための方法

ここでは複合機・コピー機を長持ちさせるための方法について解説していきます。

定期的にメンテナンスを行う

複合機やコピー機の長寿命を保つための重要なポイントは、定期的なメンテナンスです。これらの機器は、ほこりやインクなどによって内部や外部が汚れるため、定期的なクリーニングが不可欠です。

見た目がきれいでも、汚れがついていることが多いので注意が必要です。特に、本体の周り、スキャンする台、原稿を置くガラスの読み取りエリア、ローラー、操作パネル部など、機器の各部位を丁寧に清掃することが重要です。

定期的なメンテナンスを行うことで、複合機やコピー機の性能を維持し、長く利用することができます。

正しいやり方で印刷する

印刷作業を円滑に行うための重要なポイントの一つは、正しい方法で印刷することです。印刷する際には、メーカーが規定する印刷用紙を使用するよう心がけましょう。規定外の用紙、例えば推奨されていない厚さの用紙などは避けることが大切です。

規定内の用紙を使用する場合でも、対象のパソコンで用紙設定を行うことが必要です。Wordなどのソフトで用紙サイズや余白、向きを適切に設定することで、印刷物がきれいに仕上がります。

設定を誤ると、印刷時に用紙が詰まったり、印刷位置がずれたりしてしまう可能性があります。さらに、印刷機器のメンテナンスも重要です。定期的な清掃や消耗品の交換を怠らないことで、機器内部に汚れがたまることを防ぎ、印刷品質を維持できます。

大量に印刷する際には、プリンターに負担がのしかかるので、過剰な印刷作業は避けるべきです。現在使用している複合機やコピー機が大量印刷に向いていない場合は、多く印刷することが可能なプリンターにすることも検討しましょう。

機器を長く健康に使うためにも、適切な用紙と設定で印刷作業を行い、機器の負荷を適切に管理することも大切です。

これらのポイントを押さえて、効率的で正確な印刷作業を行いましょう。

主電源は切らないようにする

コピー機や複合機の使用において、節電のためのコツはいくつかありますが、その中でも重要なのが主電源を落とさないことです。使っていない時には電源を切りたいと思うこともあるかもしれませんが、実は切らないほうが良いのです。

電源のオンオフを繰り返したり、長期間使用しなかったりすると、故障しやすくなると言われています。基盤の不具合や機器内部のパーツの曲がりなどが、トラブルの原因となります。一般的に、複合機やコピー機の主電源は、アクセスしやすい場所には設置されていません。

これは、電源を切らずに使用することを前提にしているためです。主電源を切る代わりに、スリープモードを使用することをお勧めします。スリープモードは、使われていない時に自動的に起動し、電力消費を最小限に抑える機能です。

これにより、節電効果を高めつつ、機器の故障リスクを低減することができます。電源を切ることなく効果的に節電を行い、コピー機や複合機の長寿命化につなげましょう。

定期的に印刷を行う

複合機やコピー機を長く使い続けるためのポイントの一つは、定期的に印刷を行うことです。印刷を頻繁に行うことで、トナーが固まるのを防ぎ、長く使い続けることができます。
ただし、印刷枚数が多い場合は、寿命を早める可能性もあるため、バランスが重要です。使用を控えすぎるとトナーが固まってしまうため、最低でも1週間に1回は動かすようにしましょう。
固まったトナーは印刷不良の原因になるだけでなく、交換が必要になるかもしれません。不必要な部品修理を避けるためにも、定期的な使用が重要です。無駄なコストをかけずに複合機やコピー機を長く使い続けるためには、定期的なメンテナンスと適切な使用が欠かせません。

複合機の耐用年数でよくある質問まとめ

ここでは、複合機の寿命についてよくある質問をまとめました。疑問や不明点を解消して、会計処理を円滑に進めましょう。

複合機のリース契約は5年がいいですか？

複合機のリース契約において、利用期間や法定耐用年数が重要な要素となっています。一般的に、利用期間が長くなるほど故障のリスクが高まることや、法定耐用年数が5年に設定されていることから、複合機のリース契約は5年で組まれることが多いです。

しかし、近年では複合機の耐久性が向上しており、6年や7年のリース契約を結ぶケースも増えています。長期リースのメリットとしては、毎月の負担を安く抑えられる点が挙げられますが、途中で解約できないため、リスクもある点は念頭に置いておくべきです。

また、一部のリース会社では6年目以降にカウンター保守料金が上がる契約もあるため、慎重な対応が必要です。複合機の寿命は使用環境によって異なりますが、5年が一つの目安とされています。リース契約の場合、契約期間満了が入れ替えのベストタイミングであり、再リースを上手に利用することで経費削減にもつながります。

問題なく使用できていても、10年経過すると故障リスクが高まるため、リース契約期間を適切に設定することが重要です。

複合機の耐用枚数はどれくらいですか？

複合機の耐用枚数について、一般的には300万枚と言われていますが、この数字には科学的な根拠がないことが指摘されています。実際には、60万枚で寿命が来る場合もあることから、使い方やメンテナンスの重要性が浮き彫りになります。

複合機の寿命を延ばすためには、適切な使用方法や定期的なメンテナンスが欠かせません。例えば、定期的な清掃や消耗品の交換、プリンタードライバーのアップデートなどが重要です。また、印刷枚数を抑えるためには、必要のない印刷物を避けたり、印刷設定を見直すことも効果的です。

複合機は組織や個人の業務に欠かせない重要な機器であり、寿命を延ばすためには適切な管理が必要です。常に状態をチェックし、問題が発生したら早めに対処することも大切です。複合機を長く使い続けるためには、メンテナンスの重要性を理解し、適切に管理していくことが不可欠といえるでしょう。

複合機はいつ買い替えたらいいですか？

複合機の買い換えのベストタイミングはオフィスの状況によって異なりますが、一般的には以下のような状況が検討するタイミングです。複合機の寿命は使用環境によって異なり、故障が頻発するようになったときやリース期間が満了したとき、耐用年数（5年）・耐用印刷枚数（300万枚）を超えたとき、会社の用途と機能がマッチしていないときなどが考えられます。

複合機は長期的な利用を考えるとき、早すぎる入れ替えは費用負担が重くなってしまうため、基本的にはリース期間満了や、寿命まで使用するのがおすすめです。リース契約の場合は、契約期間満了が入れ替え検討のベストタイミングであり、導入から5～6年程度であれば、再リースを上手に利用すると経費削減にもつながります。

複合機の寿命は一概には言えませんが、法定耐用年数である5年前後が1つの目安とされています。会社の業務状況や機器の状態を考慮しながら、適切なタイミングでの買い換えを検討することが重要です。

まとめ

コピー機や複合機の法定耐用年数や減価償却率の計算方法、リース契約との関係などについて説明いたしました。法定耐用年数について再度確認いたしますと、コピー機や複合機の法定耐用年数は5年であり、5年を過ぎても必ずしも使用できなくなるわけではありません。

「コピー機や複合機にも耐用年数があるのか？」「中古品の場合、どのように計算すればよいのか？」と興味がおありの方は、ぜひこの記事をご参考にし、どのようなコピー機や複合機を選ぶべきかを検討してください。

なお、オフィス移転時の工事のご依頼は「ビルディングデザイン」がおすすめです。
複合機の導入を含めた、オフィスのデザイン・設計から施工まで承っているので、個別に業者を依頼するよりもコストを抑えれる可能性もありますし手間も省けます。

さらに、物件選びからサポートをしているため、要望に合ったオフィス空間を提供できます。
「ビルディングデザイン」を利用して、費用を抑えつつ快適な新オフィスをデザインしましょう。