オフィス移転でかかる費用はどのくらい？安く抑える方法や注意点を徹底解説！
オフィスを移転する際にどのくらいの費用がかかるか気になっていませんか。
移転は住居の引っ越しより大規模であるため、費用がかなりかかります。
具体的な値段を把握しておかないと資金繰りに失敗し、経営難になる可能性もあるのです。
本記事では移転にかかる費用の内訳や安く抑える方法、移転の際の注意点について詳しく解説していきます。
移転を予定している人は、本記事の内容を参考に移転費用について事前に把握しておきましょう。
目次
移転時に新オフィスにかかる費用
移転時に新オフィスにかかる費用について解説していきます。
移転に関する費用はほとんど新オフィスにかかるものが大半を占めています。
新オフィスにかかる費用の内訳を把握しておくとムダな出費を減らせるでしょう。
敷金・礼金
賃貸契約を締結した際に貸主に支払う費用です。
オフィスの場合だと50坪ほどで4～8か月が相場の目安となっており、金額は契約内容によって変わるケースもあります。
敷金が4か月分であれば礼金も4か月分と、同額かかるケースもあるので事前に確認しておきましょう。
また、地域によっては敷引きとして敷金から２０％など引かれるケースもあります。
敷金は保証金としても扱われ、賃料の遅延があった場合に役立ちます。
事前に支払った敷金を払えなかった賃料に補填してされることもあり、退去時に基本的に返還される費用です。
備品購入費
新オフィスで必要な備品を新たに購入する際にかかる費用のことです。
代表的なものでいうとデスクやテーブルなどで、必要な個数や大きさによって金額は大きく変動します。
また、コピー機やホワイトボード、シュレッダーなど業務に必要な備品は全て含まれるため金額は高くなりがちです。
備品購入費は社員数とも関係しており、例えばデスクだと社員数が10人であれば10人分必要になります。
最低限の備品のみ購入すれば出費を抑えられるので、必要な備品であるか選別して購入するようにしましょう。
内装工事費
内装工事費は移転時に床や壁などの仕上げにかかる費用や設備の整備費用のことを指します。
規模やレイアウトによって費用は変動しますが、1坪20万円以上が目安です。
オフィス全体の部屋数が多かったり、広かったりするほどかかる費用は多くなります。
内装工事と似た項目に設備工事がありますが、業者によって一貫して行ってくれる場合もあるので確認してみましょう。
地域によっても異なりますが、1坪当たり30～40万が相場といわれています。
仲介手数料
仲介手数料とは不動産仲介会社に支払う費用のことです。
費用は賃料の1ヶ月分が一般的で、業者によっては無料だったり半月分だったりします。
仲介会社によっては仲介手数料が無料になるかわりに紹介する物件の質が低くなることもあるようです。
逆に仲介手数料を1ヶ月分受け取る代わりに、質の高い物件を紹介する仲介会社もいます。
移転は莫大な費用がかかるので、仲介手数料を安く済ませて質の低い物件に引っ越すことはおすすめしません。
賃料の1ヶ月分を節約するよりも、多くの物件から質の高い物件を選び移転した方が後悔することもないでしょう。
火災保険料
火災保険は賃貸契約の際に加入が義務付けられています。
2年間で2万円程度で、火災以外にも什器にも補償が及ぶため上位プランへの加入がおすすめです。
火災保険にはプランがいくつかあり、上位プランになるほど料金は高くなりますが、補償範囲は広がります。
プランによっては水漏れによる損害や補償範囲内なので、上位プランに加入しておいても損はないでしょう。
賃貸保証費用
賃貸保証費用は保証会社に支払う費用のことです。
貸主が利用してほしい保証会社と契約している場合もあるので、ほとんどは自分で保証会社を選べません。
保証会社を利用すれば連帯保証人が不要になりますが、保証料を負担する必要が出てきます。
家賃の50～100％ほどが保証費の相場といわれており、オーナーへの交渉で引き下げられるケースもあります。
移転時に旧オフィスにかかる費用
移転時に旧オフィスにかかる費用について解説していきます。
移転の場合は旧オフィスにかかる費用の方が後に支払うものが多いです。
移転は新オフィスだけでなく旧オフィスにも様々な費用がかかるので、事前に把握しておきましょう。
把握しておくと移転に関する予算が想像以上にかかり、金銭的に苦しくなることを防げます。
引っ越し費用
引っ越し費用は必要備品や設備を旧オフィスから新オフィスに運ぶため、業者に支払う費用を指します。
引っ越し業者1人当たり3万円ほどが費用の目安です。
オフィスの立地で費用は大きく変動するので、事前に見積もりを出してもらいましょう。
高層階にオフィスがあったり、搬出にエレベーターを利用できなかったりすると費用は高額になります。
逆に低層階で搬出が楽だと費用が安くなるよう、作業員の負荷が費用と大きく関係しています。
そのため、引っ越し業者は見積もりを依頼された後、実際にオフィスに来て確認作業をすることもあるので、早めに見積もり依頼を出すと良いでしょう。
備品の数も費用に関係するので、見積もり前に断捨離をしておけば引っ越し業者もスムーズに見積もりを出せます。ある程度自分で引っ越し作業を済ませておくと費用も安く済むので、安く費用を抑えたい場合は少しでも引っ越し作業をしておきましょう。
原状回復費用
原状回復費用は利用したオフィスを元の状態に回復させるための費用のことです。
原状回復は借主が全て行う必要があり、一般的に全ての物件で退去時に原状回復は求められます。
利用した状態が元の状態に程遠ければ、その分回復に時間や手間がかかるので、業者に支払う金額は高いです。
さらに劣化だけでなく、内装を改造していたり坪数が広かったりする場合も同様です。
貸主が原状回復工事業者を指定している場合が、事前に確認しておきましょう。
せっかく安い工事業者を見つけたのに利用できないとなれば時間のムダです。
また、敷金で費用をカバーできる場合は費用が安く済みます。
詳しい金額を知りたい場合はオーナーに敷金でカバーできる金額を問い合わせてみましょう。
不用品廃棄費
不用品廃棄費は新オフィスでは使用しないものを廃棄する際にかかる費用のことです。
業者によっては廃棄ではなくリサイクルする名目で買い取る業者もいます。
廃棄する備品や設備によってはリユースできるので、その旨を先に業者に伝えておくと良いでしょう。
仮にリユースやリサイクルを承っていない業者の場合は、別のリユース・リサイクル専門業者に依頼してください。
金銭に換われば移転の費用に充てられますし、環境保護にもなります。
産業廃棄物処理にあたるため、スケジュール調整が必要で、事前に調整しておかないと日程通りに進まない場合もあるため注意が必要です。
各種手続きに伴う費用
主に住所が変わることによる手続きのことを指します。
名刺や印刷物に記載してある住所を変更する必要があるので、再作成の費用と考えましょう。
また、登記変更やその他手続きは税務署や法務局で行う必要があります。
金額は全部で3万円程度ですが手続きで書類提出する際も費用がかかります。
手続きに関する費用はあまりかかりませんが、提示物や配布物に記載済みの住所を見直す方が費用は高いです。
住所が記載してあるものは全て再作成する必要があることを覚えておきましょう。
移転費用を安く抑えるための方法
移転費用を安く抑えるための方法について解説していきます。
通常では移転費用はかなりお金がかかるため、出来るだけ費用を安く抑えたい人は多いのではないでしょうか。
本見出しの内容を実践すれば通常よりも安く移転できるので、ぜひ参考にしてください。
複数の業者から相見積もりをとる
1つ目は複数の業者から相見積もりをとることです。
原状回復や新オフィスの内装工事、引っ越し作業、不用品廃棄は基本的に業者に依頼します。
依頼する業者によっては相場より高い値段で契約を持ち掛け、結果的に損してしまうことも多いです。
そのため、各業者から相見積もりをとって、見積金額やサービス内容を比較しましょう。
業者によっては複数のプランがあったり、サービス内容が乏しかったりします。
貸主が業者を指定している場合は仕方ありませんが、基本的には相見積もりをとることで最もコスパに優れた業者に依頼することが可能です。
ある程度自身で出来る範囲の作業や工事を行っておけば、業者依頼時の費用を大幅に浮かせられます。
予算感やサービス内容を参考にするために複数の業者から相見積もりをとりましょう。
備品を再利用する
2つ目は備品を再利用することです。
新たに什器や備品を購入するよりも、旧オフィスで使っていたものを新オフィスでそのまま使う方が費用を節約できます。
そのため、新調する必要がないものは出来るだけ再利用しましょう。
新オフィスに移転するとレイアウトや間取りの問題で利用できないため、新たに購入するものも出てきます。
購入する備品は仕方ないものだけに留めておく心がけをしましょう。
デスクやテーブルなどを買い換えた場合は数も多くなるので、費用がかさみます。
新しく購入する場合もこだわりがなければ、中古を仕入れるなどして費用を抑える工夫が必要です。
工事は同一の業者に依頼する
3つ目は工事の業者を同一にすることです。
原状回復や内装工事は業者に依頼するのが一般的ですが、その際に同一の業者に依頼する方が費用を抑えられます。
最も安く抑えられる方法は原状回復や内装工事、引っ越し作業、不用品廃棄の全てを同一業者に依頼することです。
特定の業者に依頼する工事や作業が増えるほど、値下げの交渉もしやすいですし、スケジュール調整や連絡のやり取りも楽になります。
全ての工事や作業を一緒にしなくても出来るだけ依頼する業者を減らすようにしてください。
「原状回復と内装工事」を同じ業者に依頼して「引っ越しと不用品廃棄」を別の業者に依頼する形でも十分に費用は抑えられます。
移転に伴う全ての業者を取りまとめて、やり取りを一括代行する業者もいるので、連絡が面倒な方は利用を検討してみましょう。
居抜き物件を利用する
4つ目は居抜き物件を利用することです。
前の借主が使用していた備品や内線を引き継いだ状態で借りられる物件を「居抜き物件」といいます。
設備や備品をそのまま利用できるため、購入する備品を大きく減らせ、初期費用を大幅に安く抑えることが可能です。
また、引っ越しの搬入作業の手間も減ります。
居抜きでなくてもあらかじめ必要設備が備え付けられている「セットアップオフィス」を利用するのも良いでしょう。
設備や備品にこだわりがない人は「居抜き物件」や「セットアップオフィス」の利用を検討してみましょう。
シェアオフィスを利用する
5つ目はシェアオフィスを利用することです。
シェアオフィスは他の事業者とオフィスを共有して利用するサービスを指します。
短期での移転や資金が乏しい場合におすすめなのが「シェアオフィス」です。
シェアオフィスは最短で翌日から業務に取りかけられるうえ、通常だと2年契約が課せられるのに対し、最短1ヶ月から契約できます。
居抜き物件と同様に備品や設備が整っているので、初期費用は抑えられるでしょう。
使用用途や刺さるニーズが異なるので、居抜き物件を利用すべきかシェアオフィスを利用すべきかしっかり検討してみてください。
フリーレントの交渉を行う
6つ目はフリーレントの交渉を行うことです。
入居後の一定期間治療が無料になることをフリーレントといいます。
オフィスのフリーレント物件の場合は一般的に1～3か月を指定してある物件が多いです。
フリーレントがそもそも付いている物件もありますが、付いてない物件は「フリーレントにしてもらえないか」と交渉をすることをおすすめします。
なぜなら、フリーレントは入居率が低い物件に付けられるからです。
入居率が低いということは何かしら欠陥があり、敬遠されていることが多くあります。
そのため、貸主と直接フリーレントの交渉を行う方が費用も抑えられるうえ、物件の条件も良いです。
しかし、不動産市場が不況の場合や空室率が高い物件だと、交渉は通りにくいので注意してください。
慎重な交渉を心がけ、貸主の状況を十分に把握して失礼のない範囲で交渉を行いましょう。
オフィスを移転する際の注意点
オフィスを移転する際の注意点について解説していきます。
移転は頻繁に行われることではないので、後悔してしまったりミスをしてしまったりなど不具合が起きがちです。
注意点を把握してスムーズな移転を行いましょう。
移転後のランニングコストも考える
1つ目は移転後のランニングコストを考えることです。
オフィスの移転に伴い、賃料はもちろん月々の固定費も変わってきます。
例えば、社員の通勤費が変更になったり、新たにIDカードを作った場合はキャッシュ機器がサブスクだったりします。
家賃が旧オフィスより安くなっても、月額の固定費が移転前より増えれば出費ばかり増えてしまいます。
また、新オフィスに移転して長く利用した後に「やっぱり旧オフィスの方が安く済んでいた」となるケースも出てくるでしょう。
あらかじめ移転後のランニングコストも計算したうえで、新オフィスの予算を決定することをおすすめします。
移転するオフィスの広さを確認しておく
2つ目は移転するオフィスの広さを確認しておくことです。
1人当たり必要な坪数は2～3坪と言われており、適したオフィスの広さは業務内容や社員数によって変わってきます。
また、テレワークの導入によっておオフィスの必要面積は変わってくるでしょう。
社員の増減もあるため、社員を増やす予定があればあらかじめ広めのオフィスを借りる必要があります。
さらに、会議室などの利用率が低いのに会議室月の物件を契約すると損した気持ちにもなります。
利用用途や業務内容、社員数を明確にしたうえで必要面積を割り出し、移転するオフィスを選びましょう。
移転の手続きやスケジュール調整は余裕を持って行う
3つ目は移転の手続きやスケジュール調整は余裕を持って行うことです。
移転するぎりぎりのタイミングで手続きや業者へのスケジュール調整を行うと、入居日に工事が終わらなかったり、業務が始められなかったりします。
また、貸主への通知も早めに済ませておくようにしてください。
一般的に貸主への解約通知は遅くても2週間前、登記変更は移転日の2週間以内には済ませておきましょう。
業者とのスケジュール調整は的確に行わないと入居日に工事が始まり、業務を始められない可能性もあります。
移転の関係で業務に支障をきたすと元も子もありませんので、移転日の前には内装工事や引っ越し作業が終わるよう調整しましょう。
まとめ
移転にかかる費用の内訳や注意点、移転費用を安く抑える方法を解説してきました。
移転時に新オフィスにかかる費用は以下の通りです。
- 敷金・礼金
- 備品購入費
- 内装工事費用
- 仲介手数料
- 火災保険料
- 賃貸保証費用
そして、移転時に旧オフィスにかかる費用は以下の通りです。
- 引っ越し費用
- 原状回復費用
- 不用品の廃棄にかかる費用
- 各種手続きに伴う費用
本記事では「オフィス移転に関する依頼を同一業者にすると費用を抑えられる」と解説してきました。
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