オフィス移転の内覧はどうしたらいい？これで決まり、成功のポイントとは！
オフィス移転をする場合には、あらかじめ目星を着けた物件の内見を行い、晴れて契約となります。当然ながら、物件に不具合が見つかった場合には契約をしてはいけません。
ところが、総務担当者に不動産の知識が乏しい場合には内覧時に物件の不具合を見抜けずに、不具合が改善されないままで契約を結ぶケースがあり得ます。…これは事業所にとって大きな痛手です。
そこで、この記事ではオフィス移転の際に行う内覧のポイントについて解説します。
目次
オフィスの状態によって内覧ポイントは違う
オフィス移転の内覧の前に覚えたい点が「オフィスにはどのような種類があるか」です。
というのも、オフィスのタイプによってポイントが異なるためです。
そこで、ここではオフィスの状態について3種類取り上げて説明します。
オフィスの内覧ポイント①：スケルトンオフィスの場合
スケルトンオフィスは内装部分全部を撤去した状態のオフィスです。内覧はオフィスの形になる前の状態で行います。
状態としては、専有部分はコンクリート躯体むき出しです。専有部分の形状や広さ、天井の高さや梁の有無などが内覧のポイントとなるでしょう。
尚、スケルトンオフィスの場合は、総務担当者が内装の知識をある程度は持たなければ、移転に失敗するリスクがあります。内装業者との連携が必要となります。。
オフィスの内覧ポイント②：セットアップオフィスの場合
セットアップオフィスは好みの部材を自社に合うようにアッセンブリーして組み立てるオフィスです。内見はオフィスの形になる前の段階です。
そのため、この場合もコンクリート躯体を自社に合うか否かの確認となります。
この場合も知識が無ければ失敗リスクが上がります。内装業者との連携と担当者の勉強がカギとなります。
オフィスの内覧ポイント③：居抜きオフィスの場合
居抜きオフィスは内装が出来上がった状態です。入居後すぐに稼働できる点が特徴と言えます。そのため、内覧は項目が違いますが、一般の不動産の内覧のイメージで行います。
ただし、居抜きの場合であっても造作家具などを加える場合もあります。やはり内装業者との連携や担当者の知識が成功のカギとなるでしょう。
オフィス移転時の内覧のポイント：専有部分
次にオフィス移転時の内覧ポイントを挙げましょう。
最初は専有部分です。
オフィスの広さ・形状
最初の確認ポイントは広さと形状です。
広さは現状の従業員とファニチャー類が入るか否か、形状はデッドスペースが出るか否かの確認がメインになります。図面では判断しにくい点が多くあるため、内覧は非常に重要です。
例えば、ドア付近に物を置くと開閉に支障を来す場合がありますが、ドアの可動半径などは図面では分かりにくいです。内覧で確認して、はじめて分かる条件です。
オフィスの天井
天井もポイントです。
天井は高さと梁の有無などを確認しましょう。
例えば、スケルトンオフィスなどでオフィスを作る場合、天井を敢えてスケルトンにすればオフィスがスタイリッシュになります。天井を高い位置に張れば、オフィスが広々とするでしょう。また、梁の有無が分かれば、造れる天井が絞れます。
オフィスの日当たり
日当たりも重要なポイントのため確認が必要です。
例えば、オフィスの窓側に隣のビルが接近している場合には日当たりが悪くなります。そして、このような条件は図面などには書いていません。内覧における確認が必要なのです。
オフィスの給湯室
業務には直接関係ないように見えますが、給湯室の確認も内覧のポイントです。
例えば、来客時のお茶出しなどで必要でしょうし、会議の際にも給湯室は利用します。仮に給湯室の状態が悪ければ、顧客にお茶も出せないかも知れません。
尚、給湯室には冷蔵庫や電子レンジなどを置くかも知れません。コンセントの位置などもチェックしましょう。
オフィス移転時の内覧のポイント：共有部分
次にオフィス移転先の共有部分の内覧のポイントを取り上げましょう。
オフィスのビル外観
ビル外観はオフィス移転先を決める上で重要なポイントです。
ビルの外観は企業の権威性を現します。立派なビルであれば企業の水準が高く見えるでしょう。
その一方で、仮に外観が悪い状態であれば、企業自体も安っぽく見えるかも知れません。
また、外観は意匠性も企業のイメージ戦略の点で重要です。しっかりと確認しましょう。
オフィスビルの窓
窓もポイントの1つです。
窓は日当たりを決めるだけでなく、換気の点でも重要です。開閉の可否、どれくらい開くかを確認しましょう。
また、消防隊の突入口となる窓の位置も防災の点でチェックが必要です。
オフィスビルの廊下
廊下は共有部分のため、オフィスと違って改装はできません。そのため、移転前の状況チェックが非常に重要になります。
また、来訪者の印象にも関わります。廊下幅や内装のデザインなどを確認しましょう。
オフィスビルの階段
階段は内装のデザインだけでなく、階段幅などもチェックすると良いでしょう。
というのも階段は避難経路になるため、どれくらいの人の通行が可能かの確認が重要なのです。
また、手すりの有無もチェックしましょう。
オフィスビルのエントランス
エントランスもビルの外観と同様に企業の権威性を現します。デザインのチェックは内覧の大きなポイントとなります。
また、ドアは一般のドアか自動ドアか、あるいは回転ドアかの確認や、ロビーの有無なども確認が必要です。
オフィスビルのエレベーター
エレベーターはデザインなども重要ですが、昇降スピードや何階に泊まるかなども内覧時のチェックしておくべきでしょう。特に、高層ビルのオフィスでは重要となります。
尚、エレベーターを見る場合には込み具合も確認できればベターです。1回の内覧では見切れませんが、混む時間帯などもチェックできれば採否の判断材料になります。
オフィスビルのトイレ
トイレも重要なチェックポイントです。
トイレは従業員の人数に対して十分な数があるかのチェックと共に、きれいで快適に使えるかの確認が必要です。
というのも、オフィスのトイレは従業員だけでなく、来訪者の使用があるからです。
尚、オフィスビルによっては障がい者用トイレを設置しているケースも見られます。企業として障がい者雇用を考えるならば、障がい者用トイレは欲しいです。内覧時には障がい者用トイレの有無も確認しましょう。
オフィスビルの避難経路
避難経路の確認も大きなポイントです。
避難経路は従業員の安全に関わります。確実に避難が可能かをチェックしましょう。
尚、状況にもよりますが、避難経路に大きな物が置かれていて、避難経路として機能しないケースがあります。
その場合はビルの管理会社やオーナーとの話し合いが必要です。従業員の安全にも関わるため、避難経路の確保ができていない点を指摘しましょう。
オフィスビルの防災設備
防災設備のオフィス移転のチェックもポイントです。
階段部分の防火戸やスプリンクラーについて確認し、操作についても聞いておきましょう。
また、意外に重要な点が消火器の設置状況です。適切に配置されているかは重要です。
オフィスビルの防犯対策
防犯対策の確認も内覧の際のポイントと言えます。
確認の際にはエントランスのシャッターの仕様だけでなく、非常口の施錠状況などの確認も必要です。また、防犯カメラの有無などもチェックが必要でしょう。
尚、シャッターなどの開口部建材には、防犯性の高い建材が公表されています。安全確保のためにも、開口部にどのような設備があるかを確認しましょう。
オフィス移転時の内覧のポイント：屋外
内覧はオフィスビルの内部だけではいけません。
敷地全体の確認が内覧のポイントです。主に外構部分と防水板などの有無が確認項目となります。
オフィス移転を決める要因にもなり得るため、しっかりと確認をしましょう。
オフィスビルの外構
外構の確認も内覧のポイントです。
さて、外構部分は装飾とバリアフリー、そして防犯の役割があります。
装飾は植栽がきれいに植えられてあるかが重要です。見て楽しめるかを確認すべきでしょう。
また、バリアフリーはスロープや手すりが適切に配置されているか、フロア面が滑りやすい仕様か否かなどです。車いすや白杖の使用への配慮があればベターです。
そして、防犯はフェンスやゲートなどが適切に設置されているかが確認項目となるでしょう。
オフィスビルの防水板などの有無
防水板などの有無もオフィス移転のチェックポイントと言えます。
近年、ゲリラ豪雨の危険性がクローズアップされるようになりました。
オフィスビルにおいても開口部に防水建材が設置されるケースが増えています。
防水建材はシャッターやドアなどもありますが、とりあえずは防水板の有無を確認すれば良いと思われます。
オフィス移転時の内覧のポイント：その他
その他にもオフィス内覧時にチェックしておきたい項目があります。
それぞれについて解説しましょう。
オフィスの空調
空調は作業環境を左右するため内覧のポイントと言えます。
風量や温度設定が細かくできるかなどの確認をしましょう。
また、吹き出し口の位置の記録も必要です。仮にパーテーションなどで部屋を仕切る場合に、区画単位で来る冷気の量が違うケースがあるからです。
オフィスの電源関係
確認のポイントとなる点が電源容量です。
今のパソコンをはじめとしたオフィス機器には電力が必要です。十分に稼働ができるレベルで取れるかを確認しましょう。特に、古いビルに移転する場合には気を付けなければいけません。
また、コンセントの位置やアース付きのコンセントの有無の確認も必要です。大きな機器の場合にはアースを付けなければいけません。尚、アースは感電対策として重要です。
オフィスの電波関係
電波関係のチェックも内覧のポイントです。特に、モバイル通信は来訪者も使用するため確保をしなければいけません。
仮に電波環境が粗末な場合には携帯電話が使えなくなります。
携帯電話が確実に使えるかを確認しましょう。
また、Wi-Fiが問題なく使えるかの確認も重要です。総務担当者では分からない話も多いと思われます。専門業者との連携が重要となるでしょう。
オフィスの落雷対策
落雷対策の確認も移転のポイントです。
落雷は避雷針が付いていれば大丈夫…ではあるのですが、避雷針だけでは完全ではありません。内覧の際には落雷対策を取ってあるかの確認もしましょう。
例えば、サーバールームなどを作る場合には、雷はデータ破損のリスクを上げるため、雷対策をしっかりと取らなければいけないのです。
ただし、電気関連は専門性が非常に高いため、専門業者との相談が欠かせません。連携が重要となります。
オフィスビルの駐車場
駐車場の確認も大きなポイントです。内覧の際には確認しておきましょう。
何台停められるかが重要になります。また、社有車全部を停められる契約が可能かの確認も大切です。
オフィスビル周辺道路の豪雨対策
先に述べたように防水板などが豪雨対策の上で重要なのですが、周辺地域の豪雨対策も必要です。
例えば、地形的に低い土地であれば豪雨の際に水が流れ込むため危険です。また、道路の排水能力も見るべきでしょう。
他にも、最近では豪雨のため河川が危険になるケースもあります。
内覧の際には物件だけでなく、周囲の土地の確認もポイントです。
オフィスビルの管理状態
ビルの管理状態も重要な項目です。
例えば、エントランスや廊下などの汚れが放置されている場合、あるいはトラブルが発生しても対応が悪い場合などがあります。
内覧では物件の管理状態もチェックポイントです。
尚、管理人が常駐するかどうかも管理の質に関係するため、十分に確認をしましょう。
オフィスビル内の他のテナント
他のテナントの確認も内覧のポイントです。
企業にとっては近所に居て欲しくない存在があるものです。
例えばライバル会社が同じビルにオフィスを構えるケースは都合が良くありません。
また、逆に好ましい企業も入っているケースもあります。
いずれにせよ、どのような企業と近所付き合いをするかのチェックはポイントとなるでしょう。
オフィスビルの警備員
警備員の配置も内覧のポイントです。
例えば、警備員の配置が悪かったり、数が足りなかったりすると、防犯に問題が発生します。
警備員が適切に配置しているかを確認しましょう。
また、オフィスビルが警備会社とどのような契約を交わしているかもポイントです。
まとめ
オフィス移転の際の内覧のポイントを取り上げました。想像していたものよりも多いことに驚いた人もいることでしょう。また、実際にオフィス移転を検討している人には、具体的なイメージが掴めた人もいると思います。
オフィスの契約は簡単には後戻りができません。内覧時にポイントを押さえての確認は非常に重要です。より良いオフィス作りのため、内覧には気を付けましょう。
尚、オフィス移転に関するご依頼は「ビルディングデザイン」がおすすめです。
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さらに、オフィスデザイン・設計から施工まで自社ですべての内容を承っているので、個別に業者を依頼するよりもコストを抑えれる可能性もありますし手間も省けます。
「ビルディングデザイン」を利用して、費用を抑えつつ快適な新オフィスをデザインしましょう。
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