オフィス移転時に欠かせない！「お知らせ」の重要性
企業の経営にとって「信頼」は最も重要な条件と言えます。
信頼があるからこそ企業間の付き合いがあり、取引があるためです。また、銀行などの融資も信頼があるからこそ受けられます。
仮に、信頼が無ければ誰とも付き合うことができません。取引相手も現れないことでしょう。
ところで、企業が信頼を得るためには「実績」も大切なのですが、「礼儀」も欠いてはいけません。
当然、オフィスの移転のような一見すると小さな件でも、絶対に無視はできないのです。
さて、この記事ではオフィス移転時の「お知らせ」について取り上げます。
ちょっとした挨拶に思えるかも知れませんが、実は重要であることが読み終わる頃には認識できることでしょう。
目次
オフィス移転時に「お知らせ」が重要な理由
まずは、お知らせが大切な理由について、代表的なものを挙げてみましょう。
礼儀として
礼儀は人と付き合う上で、決して欠くことの出来ない条件です。
礼儀によって、その人の印象が決まることは少なくありませんし、評価も違うからです。
さて、これは決して個人間だけの話ではありません。企業間であっても軽視するべきではないのです。
仮に、礼儀を軽んじているならば、得られる評価も低くなってしまうからです。
例えば、取引先に見積書を提出して、それが仮に相見積もりだった場合には、高い評価を得られていなければ採用してはもらえません。
好印象を得られているかで勝敗が決まる場合があるからです。そして、その条件として礼儀が重要となり得るのです。
また、仮に自社の仕事の出来栄えが上手くなかった場合、礼儀に反した行動が相手の怒りを招くケースがあります。
自社の製品結果などのような場合には、企業としての品質保証体制やアフターフォロー体制が最重要の評価対象になるかも知れません。しかし、礼儀はその前提条件として重要なのです。
ところで、オフィス移転の「お知らせ」は礼儀を表す点で、小さい条件です。例えば地方の小さな営業所の移転などの場合には、それほど大きくないと思えるでしょう。
しかし、このような小さい条件が積み重なって大きな信頼を得られます。ですから、決して軽視すべきではないのです。
企業イメージの維持
「お知らせ」のような挨拶が適切かどうかによって、企業イメージが変わることもあり得ます。ですから、決して欠いてはいけません。
小さなことに見えるかも知れませんが、実は重要になり得るのです。
例えば、自社の販売する製品で大きな問題を起こした場合、状況によっては製品を回収する必要が発生します。
特に、それが顧客の財産を損ない得る問題ならば、更に重要性が増すことでしょう。
そして、その場合には連絡先の確実なアナウンスは不可欠です。その時にオフィス移転のお知らせが不十分であったならば、信頼を失うことにもなり得ます。
「自社製品を回収するため、連絡をください」とアナウンスをしておいて、移転先を知らせてなかったとしたら完全に片手落ちのためです。
そして、これが全国的な問題の場合には、企業イメージにまで傷がつくことも考えられます。
しかし、オフィス移転のアナウンスが適切であれば、企業イメージが落ちたとしても、傷は浅くて済みます。「お知らせ」は企業イメージ維持の点でも重要なのです。
スムーズに取引をするため
「お知らせ」はスムーズな取引をする上でも重要です。
例えば、取引先が製造業で、営業、工場、物流、経理がそれぞれ別な場所にあったとしましょう。
その時に自社のオフィスの連絡先が知られていない場合、ケースによっては大きなトラブルになり得ます。
営業がこちらの連絡先を知らない場合には、製品や企業情報が流れて来なくもなり得ます。また、経理部門がこちらを知らなければ、書類のやり取りや支払いなどが遅れるかも知れません。
特に、資金のやり取りは遅延が命取りにもなり得るため、非常に重要です。
しかし、取引先がこちらの連絡先を知っていれば、そのような状況にはなりません。取引はスムーズに運び、事故の起こることも無いでしょう。
なお、ここに銀行が絡むならば、信頼関係は更に重要です。その後の資金繰りのためにも、確実に知らせることが大切です。
問い合わせを受ける上で重要
企業にとって「問い合わせ窓口」はエンドユーザーの満足度維持のために重要です。問い合わせ窓口の言動や対応スピードによって、口コミ情報などまで決まり、企業評価にも繋がるからです。
そのため、問い合わせ窓口の連絡先の情報は非常に大切で、エンドユーザーにも知らせなければいけません。オフィス移転の際の「お知らせ」は、この時にも重要なのです。
例えば、製品に問題があった場合には、エンドユーザーからの情報が特に貴重となります。
そして、そのような情報を確実にキャッチしなければなりません。その製品によって発生した損害や時期などを知らなければ、対処のタイミングまで遅れてしまうからです。
しかし、問い合わせ窓口の情報が確実であれば、そのような遅延は発生しません。エンドユーザーからの情報に対して、素早いフィードバックも可能なためです。企業の信用失墜も少なくて済みます。評価を落とすリスクも減るのです。
オフィス移転のお知らせに書く内容
次に、オフィス移転のお知らせに書く内容について取り上げましょう。
記載する内容は基本的には次の通りです。
・あいさつ文
・移転先住所
・移転後の連絡先
・移転日
・地図など
ただし、記載するメディアによって掲載する内容は異なります。
例えば、取引先に対しては全文を載せなければないでしょう。地図なども必要です。
しかし、エンドユーザー向けのホームページやSNSなどは記載を絞ります。本社や問い合わせ窓口などに関してはエンドユーザーにもアナウンスすべきでしょうが、直接的に接しない部門の場合は必要ありません。
オフィス移転のお知らせは誰に送れば良いか
オフィス移転のお知らせは「誰に送るか」と「どのような内容で送るか」を考えることが重要です。
ここでは、送付する相手を挙げて、どう書くべきかを紹介します。
取引先各社
取引先各社は最重要視しなければいけません。
特に、重要顧客となる相手に対しては不備があっては、その後の関係にまで響くため注意が必要です。
ですから、はがきを基本とし、メールなどで補完すると良いでしょう。
特に、情報を急ぐ相手ならば、メールで情報を先行させることが必要です。
なお、書く内容としては、前述の挨拶文から地図に至るまでを送るべきでしょう。
協力企業
協力企業は協力関係によって変えても良いのですが、念のためにオフィスの移転情報を幅広く多めに提供する方がベターです。
例えば、下請けであれば協力関係が密接なためお知らせで全部の情報を送るべきでしょうが、直接的な関係が無い孫請けクラスであれば送る必要が無いと思えるかも知れません。
しかし、お知らせでオフィスの移転情報を送っておいた方が無難な場合もあります。
例えば、自社製品の回収が必要な場合には、下請けだけでなく孫請けクラスの協力が必要にもなり得ます。その時に孫請けがオフィスの連絡先を知らない場合、対応に遅れを生じることがあるからです。
顧問弁護士や会計士など
顧問弁護士や会計士などにも送るべきです。
これらの人は法律や経済の参謀であるため、可能な限りの情報を与えた方が有利な時があるからです。
例えば、企業が法的に争わなければいけなくなった場合、弁護士の助力が欠かせません。
仮に顧問弁護士がこちらの移転先を知らない状況ならば、やはり対応は遅れます。オフィス移転のお知らせを送り、こちらの所在地を明確化しておくことが大切です。
なお、顧問弁護士や会計士はこちらが費用を支払っている以上、こちらが顧客です。ただ、相手も人間なため丁寧に対応をしておけば、相手の対応も良くなります。
尊敬をもって対応する方が無難でしょう。
個人宛てもあり得る
営業所などのようにエンドユーザーに対応する部署ならば、個人に対してもお知らせを送るべきです。
個人を顧客としていて、長い付き合いが前提となる企業であれば、特に重要です。
なお、個人の場合には企業の製品だけでなく、営業マンの対応まで評価し、ネットに口コミ情報として挙げます。
例えば、「連絡しようとしたが営業所に連絡が取れなくて困った」などと書き込まれた場合、大きな損失です。
当然ながら、悪い評判がたてば全体のイメージダウンにも繋がります。個人であっても軽く見てはいけないのです。
SNSなどでのアナウンス
SNSでのお知らせはエンドユーザーへのアナウンスとなります。
ですから、基本的には本社の移転や問い合わせ窓口が変更となる場合に行います。
なお、SNSには大手のものと零細のところがありますが、あまり零細のところでは情報伝達の点で弱いです。大手SNSのアカウントからのお知らせで十分でしょう。
ただし、SNSの情報は他の情報に埋もれてしまうことが少なくありません。ある程度の期限を取って、アナウンスは複数回にする方が無難でしょう。
オフィス移転のお知らせをアナウンスする手段
ここでオフィス移転のお知らせをアナウンスする手段について取り上げます。
今では連絡手段が多様化しているため、素早いものを選ぶのも大切なのですが、形式を重んじることも大切です。
ですから、連絡手段は1通り押さえておくべきでしょう。
はがき
まず挙げられるのが「はがき」です。
はがきは礼儀を表す点で有用なため、取引先に宛てる場合にはおすすめです。
ただし、はがきは伝達手段としては比較的遅いため、メールと併用すると良いかも知れません。
メール
メールは伝達手段としては非常に早い点がメリットです。文書をPDF化して送ることも可能なので、便利です。
ただ、社外の人のメールアドレスが仮に変わった場合には、対応できない場合も考えられます。はがきとの併用が良いでしょう。
FAX
FAXは今では出番が少なくなった手段です。
しかし、どの企業でも設置している機器であるため無視するべきではありません。利用すべきです。
SNS
今では企業がSNSアカウントを持ち、広告宣伝に利用しているケースが少なくありません。メリットとしては、自社ホームページを加工することなく宣伝が可能な点とスピーディーな点です。
例えば、新製品情報を宣伝する場合、ホームページを改造する場合には時間と費用が掛かります。しかし、SNSであれば、大きな費用は掛かりません。
特に、今ではスマートフォンがSNS閲覧の主な手段です。身近になっているため、素早い情報伝達が狙えます。
自社ホームページ
自社ホームページにオフィス移転のお知らせを載せる場合もあります。
例えば、本社の移転などです。
今ではコストダウンやテレワーク浸透のためにオフィスを変えるケースがあります。
なお、自社ホームページにオフィス移転を載せる場合、ホームページの加工をしなければいけません。その加工にも費用と時間が掛かります。余裕をもって臨むべきでしょう。
お知らせを出す上での注意点
オフィス移転のお知らせを出すにしても、ただ出せば良いものではありません。
出すにしても注意点があるのです。ここでは注意点を2つ解説します。
お知らせを出すタイミング
オフィス移転のお知らせを出すタイミングは意外に重要です。遅れてしまっては取引先で混乱を招く場合があるからです。
そのため、基本的には移転の1ヵ月前までをリミットとし、2～3ヵ月前を目安とするべきでしょう。ある程度の時間をおかないと、オフィス移転の情報が送付先の全体に浸透しないことがあるからです。
仮に、情報が送付先に浸透しきれない場合には取引に影響が出ることがあります。
なお、担当者レベルでの情報交換であれば、口頭でアナウンスをしておいて、後日に正式な文書を出すのも良い手段です。
相手に合わせて方法を変える
送る相手に合わせて方法を変えることも大切です。
例えば、取引先や重要な顧客に対しては、はがきとメールなどを併用する方が良いでしょう。
その一方で、一般のエンドユーザー宛てにはSNSや自社ホームページなどで簡易的に済ませても大丈夫です。
ただし、SNSや自社ホームページの場合には数ヵ月前からアナウンスする必要はありません。
まとめ
オフィス移転のお知らせについて取り上げました。
お知らせが単なる情報伝達の手段ではなく、礼儀のためであることが理解できたと思います。
また、そのような礼儀が企業間取引にまで影響することも分かったことでしょう。
ともかくとして、オフィス移転の情報は小さく見えて、信頼を勝ち取る重要なポジションにあります。
円滑な取引のために、企業イメージの維持のために、落ち度のないように行いましょう。
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