オフィスの働き方に適した集中ブース！設置方法やメリットについて解説
コロナ渦や働き方改革の影響によって、企業での働き方はさまざまな形が増えてきています。
在宅勤務を可能とするオンラインを利用したテレワークなどもそのひとつで存在します。
そんなさまざまな働き方の中でオンラインではなく会社内での働き方にも変化が生まれています。
そのひとつに「集中ブース」というものがあります。
しかし「集中ブース」とはどのようなものかわからない方もまだまだ多いと思われます。
そこで今回の記事ではオフィスの働き方のひとつの「集中ブース」について詳しく解説していきます。
目次
集中ブースとは
まず集中ブースとは、集中して業務を行うためのスペースのことをいいます。
オフィス内では、業務内容が違う多くの人が業務を行っているため、電話への対応や、来客対応など、集中して業務を行うことが困難な場面があります。
そんな状況をなくし、周囲の音や視線などの集中を妨げる要素を排除したスペースが集中ブースです。
集中して行いたい業務を行う際に利用し、作業効率を高めることが目的とされており、ブースの作り方には種類があります。
業務を行う際には、集中して行う業務、他社員と相談しながら行う業務と、いろいろな業務があります。
集中ブースを利用して行う業務と、集中ブースを利用する必要がない業務とメリハリをつけて業務を行うことでさらに業務効率を向上させることができます。
集中ブースの設置方法
集中して業務を行うことができる集中ブースにはいくつかの種類と設置方法があります。
代表的なものとして、
・パーソナルソファタイプ
・パーテーションタイプ
・多目的タイプ
・窓際にカウンターを設置
・デスクの前にパネルを設置
上記のように集中ブースとしてのスペースをつくるものから、既存のスペースに簡単に手を加えて集中できるスペースをつくるものとがあります。
ここからは各項目について詳しく解説します。
パーソナルソファタイプ
パーソナルソファタイプは、目隠し用のパネルがついたソファによって半個室空間をつくることが可能となったタイプです。
集中ブースをつくるための大掛かりな工事などが必要なく、ソファだけで集中ブースをつくることが可能です。
半個室空間であるため、集中して業務を行えます。
ソファに付属で設置されているカウンターやテーブルなどで、パソコンを置くことも可能です。
業務を行うためのスペースとしてでなく、休憩スペースとしても利用にも適しているため、社内の状況や時間帯によって、利用方法を変えていくことも効果的です。
パーテーションタイプ
パーテーションタイプは、すでに設置されているデスクや椅子にパーテーションを設置し、周囲の視線を遮り集中できるスペースをつくるタイプです。
オフィスのレイアウトを変更する必要なく、パーテーションの設置のみで集中ブースをつくることができるため、コストも安く抑えることができ簡単に集中ブースを作れます。
パーテーションの区切り方によって、個人だけでなく複数人で区切ることも可能です。
プロジェクトなどのチーム業務であったり、部署ごとに仕切って、集中しての作業だけでなく、コミュニケーションの向上につなげることも可能です。
多目的タイプ
多目的タイプは、既存の会議室などのスペースを集中するためのスペースとして利用するタイプです。
会議室などのスペースは特定場面でしか利用されることがなく、スペースが無駄となっています。
そこでこういった社内の利用頻度の低いスペースを集中ブースとして有効利用する形です。
スペースの無駄遣いを無くすことと、集中ブースの作成が同時に行えるため、非常に有効な方法です。
しかし、集中ブースとして利用可能な時間帯を決めたり、飲食の可否などルールをしっかりと決めて利用することをおすすめします。
窓際にカウンターを設置
集中ブースとしては、簡易的なものとなりますが、窓際にカウンターを設置することで、集中して業務を行うことが可能です。
パーテーションなどがないため、個室のような形ではありませんが、壁に向いて業務が行えるため、通常よりも集中しやすい環境をつくれます。
社内のスペースが限られている場合などでは有効な方法といえます。
デスクの前にパネルを設置
デスクの前にパネルを設置することで、対面の方との目線が気にならなくなります。
正面を見たときに、他の社員の目線が気にならなくなるため、業務に集中できます。
こちらについても、既存のデスクの前にパネルを設置するのみであるため、コストを安く抑えることが可能です。
集中ブースとしては、簡易的なものとなるため、状況に応じてパネル箇所の変更を行い、業務の内容によって、最適なパネル設置を行いましょう。
集中ブースのメリット
オフィスの働き方のひとつである集中ブースにはさまざまなメリットがあります。
・生産性の向上
・視線によるストレス解消
・オンライン会議、小規模会議
集中ブースを採用することで上記のようなメリットが生まれます。
ここからは、この集中ブースのメリットの各項目について詳しく解説していきます。
生産性の向上
集中ブースを設置することでの大きなメリットのひとつが生産性の向上です。
固定されたデスクでの作業では、隣のデスクとの距離感によって集中がしづらかったり、電話の音が気になったりと集中しづらい環境にあります。
他にもフリーアドレスのデスク配置を採用しているオフィスの場合では、オープンであるため、スタッフ間のコミュニケーションの促進は図れますが、周りから話かけられたりと集中して行う業務には向いていません。
集中ブースでは、個室に近い環境をつくることができるため集中して業務行うことが可能となり、作業効率も向上し、生産性の向上につながります。
スタッフの作業効率、生産性が向上することで、会社の利益向上に直結するため、業務の内相や部署などにもよりますが、集中ブースは売上向上に効果的なものといえます。
視線によるストレス解消
オープンなデスク配置では、周囲の視線によるストレスを感じやすい方も多いことでしょう。
ストレスを抱えながらの業務はミスや作業効率の低下につながります。
業務の内容によっては、個人情報を扱うものや人事関係のものなどは、オープンな場での業務に向きません。
さらに創造的な業務や、設計やデザインなどの業務では、閉鎖されたリラックスした状態で行うことで、新たなアイデアが生まれやすいものです。
それらのすべてを解消させることができるのが集中ブースです。
パーテーションなどによって、個室に近い状態をつくれるため、個人情報や人事情報を扱う業務も安心して行うことができます。
個室のような環境では、行っている作業、業務に集中できるためクリエイティブな業務にも適しています。
オンライン会議、小規模会議
最近では、会議室などに全員が集まって会議を行わずオンラインで自身のデスク上で会議に参加することが可能です。
そんなオンライン会議中は、周囲に人がいたりオープンな環境では、ハウリングや不要な音声が入ったりと、不具合が生じやすいです。
さらにオンライン会議中のスタッフの近くの方は、内容が気になったり、声が入らないように気を遣ったりと、自身だけでなく、周りに影響を与えてしまいます。
そんな時に集中ブースを利用することで、周りを気にすることなくオンライン会議に集中することが可能です。
オンライン会議以外でも、小規模な会議を行う際にも、集中ブースは有効です。
複数人で利用できる集中ブースがあれば、会議室の利用時間を気にすることなく、会議やミーティングを行うことが可能です。
オープンな場所では、話し合えない内容などちょっとした打合せと、さまざま場面で有効に活用できるスペースです。
集中ブース採用の注意点
会社としても、個人としてメリットが多い集中ブースですが、採用にあたっては注意しておくポイントがあります。
・ストレスの排除
・利用時間の設定
・飲食のルール決め
・会話の可能不可能のエリア分け
上記が集中ブース採用にあたっての注意点です。
ここからは、集中のブースの注意点について詳しく解説していきます。
ストレスの排除
集中できる環境は個人差があり、完全個室のような空間を好む方もいれば、静かな空間よりも雑然とした環境を好む方など、人それぞれです。
集中ブースですべての人が好む環境をつくることは不可能ですが、比較的多くの人のストレスを解消させる環境づくりが大切です。
完全個室のブース、半個室のブース、仕切りのみのブースなど、ブースの種類もいくつか用意したり、レイアウトに工夫を加えたり、ストレスを排除できる集中ブースづくりを行いましょう。
利用時間の設定
集中ブースは会社の規模によっては限られた数しか設置できない場合もあります。
そんな集中ブースをスタッフで取り合いになっては、トラブルの原因となってしまいます。
そのような状況を解消するために、利用時間の設定を行うことが効果的です。
利用時間を予約制にして、計画的に利用できる環境をつくることで利用者が被ることがないようにします。
さらに、個人の利用時間にも制限をもたせることで、平等性を保つことも可能です。
集中ブースは個室に近い形のスペースです。
そのため業務利用でなく、休憩などの目的で利用する人も出てくる可能性もあるため利用目的についても明確にする必要もあります。
飲食のルール決め
昼食などの飲食は通常自身のデスクで行う会社が多いかと思いますが、集中ブースについては、飲食をどのように行うかのルールを決めておきましょう。
ルールを明確にしておかなければ、集中ブースを昼食時の休憩スペースとして利用する方が出てきたり、集中ブースに設置されている機材への水濡れなどによる故障が起きる可能性も考えられます。
問題が起きた場合の責任所在もはっきりしなかったり、自由な環境では、集中ブースの本来の目的で利用されず、メリットを生かすことができません。
食事については禁止し、飲み物は良いなど、明確なルール決めを始めにしておくことが重要です。
会話の可能不可能のエリア分け
集中ブースでは、メリットでも解説したオンライン会議や小規模な会議を行う際にも利用されます。
会議を行うため、集中ブースの仕様によっては、当然会話による声が周りにもれる可能性も考えられます。
集中ブースを利用しているにも関わらず、周りの業務の邪魔になっては集中ブースの意味がなくなります。
そのようにならないためにも、会話が可能なエリア、不可能なエリアに分けることが必要です。
周りの音も遮断して集中して業務を行えるエリアと、仕切られて周りの視線や気配は遮断した音については問題ないエリアとに分け、業務の内容によって、エリアの選択を行いましょう。
まとめ
今回の記事では、オフィスの働き方に適した集中ブースについて詳しく解説していきました。
集中ブースには、さまざまな種類があり会社の規模や、レイアウトによって適した種類を選択することが可能です。
さらに集中ブースには多くのメリットがあり、会社側として生産性向上による売上や利益向上、スタッフ側では作業効率の向上、ストレス解消が行えます。
しかし、注意しておくべきポイントがあるため、集中ブースのメリットを最大限生かすためには、注意点についてはしっかりと検討しておきましょう。
働き方改革のひとつとして集中ブースを検討中の方は、今回の記事を参考にぜひ集中ブース設置してみてください。
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