オフィス移転はなぜ行う？理由となるプラス要因・マイナス要因とは！
企業は時代と共に変わりますが、経営を鑑みると所有するアイテムの変動の必要にも迫られます。
さて、オフィスは企業の必須アイテムの1つで、意外に多くの固定費が掛かります。事業所のキャッシュフローを考えると決して存在は無視できません。
ところで、オフィスは企業の置かれる環境の変動によって移転するケースがあります。移転の理由はケースバイケースなのですが、あらかじめ理由を分析しておけば、どのような変動の場合に移転すべきか判断が可能です。
そこで、ここではオフィス移転の理由となる18点を取り上げ、それぞれについて解説します。
目次
オフィス移転の理由：一般的要因によるケース
オフィス移転の理由を区分するならば「一般的要因」「プラス要因」「マイナス要因」の3種類に分けられます。
ここでは一般的要因のオフィス移転の理由を挙げてみましょう。
コスト削減
まず挙げられる理由がコスト削減です。
オフィスの賃料は固定費の中でも大きな比率を占めます。比率はケースバイケースですが、大きな足かせになっている場合は少なくありません。経営が逆境にある場合には、その足枷が更に重くなることでしょう。
そして、固定費削減のためにオフィス移転に踏み切るのです。
また、経営が健全であっても、更なるコストダウンを狙う場合があります。これもオフィス移転の機会となります。
これは利益体質の強化を目的とするものです。
ビルの老朽化
ビルの老朽化もオフィス移転の理由の1つです。
オフィスビルの耐用年数は長いです。事務所用の法定耐用年数だけを見ても50年とあります。しかし、実際の耐用年数は更に長く、50年を超えても使われるケースも見られます。
しかし、それはあくまでも鉄筋コンクリート建築物としての耐用年数です。
実際は外装・内装ともに老朽化が進み、美観も落ちます。また、設備が古いままのケースもあり、現代のオフィスビルとしての使用に耐えられなくなるケースも少なくありません。
オフィスの移転はこのような理由から行われます。老朽化に伴って不便になるために移るのです。
組織変更
組織変更もオフィス移転の理由の1つです。
企業はしばしば組織を変更します。
組織変更の理由は経営戦略の変更や体制の見直しなど、実にさまざまです。あるタイミングでは営業部門を強化するケースもありますし、海外に人員を割くかも知れません。
ところで、その場合には組織単位で動くこともあり得ます。例えば、東京で活動していた法務部門が部門ごと海外に行くケースです。
その場合には組織ごと動きます。オフィスごと動くのです。
業務の効率化
業務の効率化もオフィス移転の理由の1つです。
企業の組織は部門単位で別の地域にある場合が少なくありません。
例えば、製造業であれば、研究施設と工場が離れているケースをよく見かけます。例えば、研究施設が首都圏の郊外、工場が地方都市の周辺、といったイメージです。
ところで、業種にもよりますが、これでは効率が上がらないケースもあります。
しかし、研究施設を施設ごと工場に隣接させれば効率は上がるでしょう。
そして、このような場合にオフィスの移転が行われます。研究施設のオフィスから、工場に隣接した地点に移転するのです。
手狭になった
手狭になる事態もオフィス移転の理由です。
事業にもよりますが、オフィスに置かなければならない物が増えるケースがあります。
例えば、営業部門であれば製品資料を持たなければいけないでしょうし、サンプル出荷などにも携わるでしょう。また、クレームで商品が返って来るかも知れません。オフィスに新たな機械の設置もあるでしょう。
そして、物が増えて手狭になり、オフィス移転に踏み切るのです。
契約期間の満了
契約期間の満了に併せてオフィスを移転させるケースがあります。賃借契約には契約期間が決まっているのです。そして、契約更新の際には更新料が発生します。
しかし、この時点で移転をするならば更新料を支払わずに済みます。
更新料は決して安くはありません。このタイミングのオフィス移転はコスト削減にも繋がるのです。
テレワーク化
テレワーク化の推進もオフィス移転の理由になり得ます。
良い例が新型コロナを起因とする事業拠点の移動です。
新型コロナ騒動を契機に企業はテレワーク化を進めました。そして、その中にはテレワーク化のメリットに気付いた企業もありました。
そのような企業には、事業拠点ごと移動させたケースがあるのです。
職場環境の改善
職場環境の改善もオフィス移転の理由の１つです。
例えば、狭い職場で行われる頭脳労働は神経が疲れますが、オフィスが狭いと疲労に拍車をかけます。しかし、スペース的に余裕のあるオフィスに移転できれば職場環境は改善します。
また、古いオフィスも同じです。旧態依然のオフィスであれば不便な場面もあることでしょう。その点、新しいオフィスであれば、今のオフィス機器に合うように造られているため、便利です。
オフィスの移転は、そのような状況の改善策として行われるのです。
事業所の統合・分散
事業所の統合や分散もオフィス移転の理由の１つです。
企業は時に、組織はそのままで事業所を統合・分散させるケースがあります。
例えば、重要顧客の近辺に配置していた営業所のメンバーの一部を、その顧客の工場や現場などに移転させるケースがあるのです。
また、あるプロジェクトが完了した場合に、現場に駐在させておいた従業員を戻すこともあるでしょう。
このような時には事務所が統合・分散され、オフィスが移転するのです。
オフィス移転の理由：プラス要因によるケース
次はプラス要因によるオフィス移動の理由を挙げましょう。
事業拡大
事業拡大はオフィス移転の大きな理由の１つです。
例えば、売上が増えると様々な点で余裕が生まれ、オフィスにも投資が可能となるでしょう。また、事業拠点を増やすケースもあるかも知れません。
これを契機にして、時には広い場所に、またある時には人気のある土地にオフィスは移転します。
尚、事業が更に拡大すると、企業は市場を海外に求めるケースが出て来ます。この時には海外に事業拠点を構築し、海外にまでオフィスを移転させることもあります。
新規事業の立ち上げ
新規事業の立ち上げも移転の理由となります。
例えば、食品関連の企業が外食産業に進出するときにはオフィスの移動があり得ます。食品関係の部門をカバーしていた間接部門が外食産業部門に応援で派遣する場合などです。
また、新規事業のために子会社を設立する場合にもオフィスの移転があり得ます。設立した子会社に親会社から部門単位で異動する場合があるからです。
従業員の増員
単純に従業員が増えたケースもオフィス移転の理由となります。
従業員が増えるとオフィスのキャパシティを超えることもあり、その状態を放置すれば職場環境が悪化します。そして、環境が悪化したままにしていると、作業効率まで落ちてしまうのです。
尚、４月に新入社員を迎える時期もオフィスの移転があるかも知れません。新規戦力として、大量の人員を投入するケースがあり得るのです。
そして、その場合には、やはりオフィスのキャパシティを超えます。それに伴ってオフィスの移転が必要となるのです。
従業員のモチベーション向上
従業員のモチベーション向上も理由の１つです。
オフィスが古かったり不便だったりすると、どうしても従業員のモチベーションが落ちます。例えば、取引先のきれいなオフィスの訪問から帰って来た時など、もしかすると肩を落とすかも知れません。
しかし、オフィスを移転して新しい場所にするならば、従業員のモチベーションも上がります。
ブランド化のため
ブランド化もオフィス移転の理由となります。
企業のブランドは立地条件で決まる場合が少なくありません。例えば、企業の中枢部門を首都圏の人気の土地に置くならば、その土地そのものが後押しするでしょう。
しかし、あまり人気の無い土地に中枢部門を置くならば、場合によっては軽く見られるかも知れません。企業イメージが落ちることもあるのです。
企業イメージの低下は時として事業のレベルまでも落とします。オフィス移転で発生するブランド化は意義深いのです。
自社ビルの取得
自社ビルの取得もオフィス移転の理由になります。
それまで賃借で手配していたオフィスを自社ビルに移すため、必然的にオフィスは移転します。
特に、複数箇所にオフィスを賃借で持っている企業が自社ビルを取得するならば、事業所がその分だけ集まるため、移転の規模は大きくなります。
人材確保のため
土地によって人材確保の効率が異なります。人気のある街であれば大勢の人が来るでしょうし、人気のない街の場合は人が集まらないでしょう。
特に、ターミナル駅のある地域は人気があり、しかも複数の路線が集まっています。従業員にとっても通いやすく、就労を決めやすくなります。
オフィス移転の理由：マイナス要因によるケース
オフィス移転はマイナス要因による場合もあります。
ここでは理由となるマイナス要因を取り上げましょう。
事業縮小・撤退
事業の縮小や撤退もオフィス移転の理由となります。
事業はすべてが上手く行くとは限りません。場合によっては縮小を余儀なくされることもありますし、撤退を強いられることもあるのです。
その場合には現状のオフィスから他の安いオフィスに移るか、自社の他部署に間借りするケースが見られます。
従業員の減員
従業員の減員もオフィス移転の原因になり得ます。
人が少なくなれば広いオフィスは不要になるからです。事業効率の改善のために、狭いオフィスに移転するのです。
尚、従業員の減員は事業の低迷だけが理由ではありません。その企業の業界そのものの人気がなく、慢性的な人手不足の場合もあります。それに加えて企業の高齢化も進むと定年退職者が増加します。人員は減り、狭いオフィスに移転するのです。
オフィス移転は目的の明確化が大切
オフィスの移転は最初に目的を明確にしなければいけません。
目的がコストダウンであるか、人事関連の対策であるか、具体的なオフィス移転の目的の明確化が大切なのです。
その上で、以下の点について予測を立てるべきでしょう
費用対効果・時間対効果の予測を立てる
最初に立てるべき予測は「費用対効果・時間対効果が望めるか否か」の点です。
例えば、ターミナル駅の近くに移転するならば、フットワークが軽くなるため営業効率のアップが狙えます。
しかし、良い地域に移転するため、賃料が上がるのは確実です。
また、増員のためにオフィスを移転するのであれば、移転のメリットと共に、賃料の上昇に加えて、新たな従業員の賃金まで考えなければいけません。
その上で、費用対効果・時間対効果の有無を予測するのです。
移転前と移転後でどれくらい改善できるか見積もる
次に考えるべき点は「どれくらい改善が可能か」です。
また、複数物件を移転先として検討している場合には、併せて比較も行いましょう。
例えば、A物件であれば10％の改善が見込めるが、B物件であれば15％の改善が見込める…といった事態も考えられます。この場合はB物件の方がメリットはあるため、B物件を選ぶべきです。
このように、最初にどれくらいの値の改善が可能であるかを予測しましょう。次に、複数箇所を比較し、効率の良い物件を選びましょう。
職場の風通しなども見積もる
職場の風通しも事業推進にとっては非常に大切です。風通しが悪くなると、業務効率の悪化だけでなく、従業員のメンタルヘルス上の問題も発生するからです。
さて、オフィスの移転は職場環境の改善を見込めます。そして、コミュニケーションが活発となり、風通しが良くなるのです。
しかし、どれくらい条件が良くなるかの見積りは必要です。どのような条件が作用して良くなるかを挙げておきましょう。
まとめ
オフィス移転とその理由について取り上げました。意外に理由があると思った人もいることでしょう。また、自社の課題の解決手段としてのオフィス移転に気が付いた人もいるかも知れません。
オフィスの移転は様々な点でメリットがあります。その考えられる理由からメリットの逆算をして、業務改善に臨みましょう。
尚、オフィスデザインに関するご依頼は「ビルディングデザイン」がおすすめです。
オフィスデザイン・設計から施工まで自社ですべての内容を承っているので、個別に業者を依頼するよりもコストを抑えれる可能性もありますし手間も省けます。
さらに、物件選びからサポートをしているため、要望に合ったオフィス空間を提供できます。
「ビルディングデザイン」を利用して、費用を抑えつつ快適な新オフィスをデザインしましょう。
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