オフィスのセキュリティ対策！必要性と対策のポイントについて
企業では、従業員の個人情報や会社の機密情報などの重要な情報が多く存在しています。
個人情報保護の観点からも情報管理は非常に重要なものとなっています。
そんな現在において、オフィスのセキュリティ対策の重要性は高まっていくばかりです。
今回の記事では、オフィスのセキュリティ対策の必要性と対策のポイントについて詳しく解説していきます。
オフィスのセキュリティに不安や悩みを抱えている企業の方はぜひ参考にしてください。
目次
オフィスセキュリティ対策とは
従業員の個人情報や業務上で多くの情報を扱うオフィスにおいて、情報を守るためのセキュリティ対策は必要不可欠です。
そんなセキュリティ対策には、大きく分けて2つの種類があります。
「物理的セキュリティ」と「情報セキュリティ」があり、どちらも情報を守るために重要なものです。
物理的セキュリティは、従業員や取引先などの出入りする場所などを考慮して、重要な情報が目に入らないように物理的に守ることです。
情報セキュリティは、社内のネットワークや情報システムなどへのログインの制限や、外部からの侵入、流出を防ぐためのセキュリティです。
適切なセキュリティ対策は、オフィスの情報を守るためだけでなく、不法侵入、不審者などの危険から従業員を守ることにもつながるため、セキュリティへの理解を深めていくことは非常に重要です。
オフィスセキュリティ対策のメリット
オフィスセキュリティ対策は非常に重要なものでありますが、対策を行うことでのメリットが存在します。
- 会社の信用度が向上する
- 社員の個人情報を守る
- 会社情報が外部に漏れることを防ぐ
- 会社の資産を守ることにつながる
物理的セキュリティ対策、情報セキュリティ対策を適切に行うことで、上記のメリットを得ることが可能です。
ここからはセキュリティ対策のメリットの各項目について詳しく解説していきます。
会社の信用度が向上する
セキュリティ対策を実施することで、会社の信用度を向上させることが可能です。
一般的な企業では、複数の取引先が存在します。
取引を行う会社がセキュリティ対策をしっかり行っているかで取引をするのか、しないのか判断されることもあります。
企業間で情報の行き来が発生し、高度な技術や会社独自の機密情報は、外部に漏れることが許されません。
セキュリティ対策が出来ていない企業は、情報漏洩のリスクが高まるため、取引先から敬遠されることでしょう。
会社の信用を落とすようなことにならないためにも、セキュリティ対策はしっかり行うことが重要です。
社員の個人情報を守る
社員の個人情報を管理する企業はセキュリティ対策が万全でなければいけません。
個人情報の漏洩は、現在のネット社会では非常に危険な状態を意味します。
クレジットカード情報やマイナンバーカードなどの個人情報は、悪用されればさまざまな被害を受ける可能性があります。
勝手にお金を引き出されたり、詐欺に悪用されたりとさまざまな犯罪につながります。
そんな情報を管理する会社では、セキュリティ対策をしっかりと行い、社員の情報を守ることが求められます。
社員が安心して働ける環境をつくるためにも、セキュリティ対策を強化を進めましゅう。
会社情報が外部に漏れることを防ぐ
セキュリティ対策を行うことで、会社情報が外部に漏れることを防ぐことが可能です。
オフィス業務においてインターネット環境はなくてはならないものとなっています。
そのインターネットによる情報漏洩は、知らないうちに起きてる場合もあり厄介なものです。
自社だけの情報だけでなく、取引先の情報なども漏洩した場合は、損害賠償責任も生じてくることでしょう。
お客様の顧客情報などを管理するような業種の場合には、しっかりと情報の管理を行い、情報を守ることが重要です。
会社の資産を守ることにつながる
セキュリティ対策を怠ったことによって、金銭的な被害が発生する場合もあります。
インターネットが普及して、サイバー攻撃というものも発生しています。
社内のパソコンやサーバーがウィルス感染などによる被害を受ける可能性が増えています。
ウィルスに感染すれば、パソコンやサーバーが機能しなくなり、業務を行うことが困難となってしまいます。
そうなれば、その間業務停止となり、その損害額は大きなものとなるでしょう。
その他にも、不正送金やクレジットカードの不正利用による被害が出る可能性もあります。
会社の資産を守っていくためにも、セキュリティ対策は非常に重要なものです。
オフィスセキュリティ対策のポイント
ここまでの解説でオフィスのセキュリティ対策を行うことのメリットが多くあることがわかっていただけたことでしょう。
しかし実際にどのようにセキュリティ対策を行えばよいかわからない方も多いと思われます。
オフィスのセキュリティ対策には、いくつかのポイントがあります。
- 重要情報の把握
- セキュリティ方針などのルールづくり
- セキュリティに対する課題の抽出
- セキュリティシステムの導入
上記のようなポイントがあげられます。
ここからは、ポイントの各項目について詳しく解説していきます。
重要情報の把握
まずはオフィス内の重要な情報を把握していきましょう。
書類など物理的に保管などされている情報から、パソコンなどによって情報管理を行ったりとさまざまな方法で情報は管理されていることでしょう。
オフィスでの重要情報の一例として以下のようなものがあります。
- 顧客情報
- 製品、技術情報
- 財務情報
- 人事情報（従業員の個人情報など）
- サーバー情報
- クラウドサービス
- 書類などで保管されている資料
上記はほんの一例であり、オフィスの業種や業態によって変わってきます。
どの情報が重要であって、守るべき情報であるかを明確にしていき、物理的なものであれば保管方法を変更したり、データ管理しているものは、ログインの権限やウィルス対策ソフトの導入など、対策を講じていくことが必要です。
セキュリティ方針などのルールづくり
セキュリティ対策には、システムやツールなどの導入だけでなく、社内でのセキュリティの方針やルールづくりが重要です。
オフィスの従業員に対して、セキュリティ対策の方針を周知していくことで、意識を高めることができます。
パソコンは従業員に一人ひとつずつ支給している場合も多く、従業員のセキュリティ対策意識が低ければ、詐欺サイトや偽装メールへのアクセスでウィルス感染の可能性が高まります。
誤操作や紛失といった人為的なミスの発生を軽減することにもつながります。
適切なルールづくりを行い、社内でのセキュリティ対策の意識の共有を徹底し大切な情報を守っていきましょう。
セキュリティに対する課題の抽出
オフィス内のセキュリティに対する課題の洗い出しを行いましょう。
現在の情報管理の状況や、リスクについての課題、それに対する対応策まで検討していきましょう。
例えば、顧客情報や財務情報など、従業員全員が見る必要がない情報には、アクセスできる従業員の選別を行うことで、情報漏洩のリスクを軽減させることにつながります。
物理的に金庫などで重要書類の保管を行っている場合には、鍵の保管について、管理者を決めて簡単に持ち出しが行えないようにするなど、できることから課題の解決を行っていきましょう。
セキュリティシステムの導入
セキュリティ対策を容易に行うためには、システムの導入が最適です。
入退出管理システムや、セキュリティカメラといったものがその一例です。
その他にも、ウィルス対策ソフトの導入などによって、パソコンやサーバーを外部からのウィルスの侵入を防ぐことが可能となってきます。
自社のオフィスセキュリティの課題をカバーできるようなシステムの導入を実施することがおすすめです。
しかしシステムの導入には、コストが発生するため、コストと効果の両方の確認をしてから導入を実施しましょう。
オフィスの具体的なセキュリティ対策例
セキュリティ対策のポイントでも解説したことのひとつのセキュリティ対策システムやツールには以下のようなものがあります。
- 入退出管理システム
- 防犯カメラの設置
- ICカード、指紋、顔認証
具体的なものとして、上記のようなものがあげられます。
そこで、ここからは具体的なセキュリティ対策例の各項目について詳しく解説していきます。
入退出管理システム
入退出管理システムは、従業員だけでなく社外の人の入退出の管理を行ってくれるシステムです。
認証などがなく入退出に対する制限はなく、入退出した人を記録してくものであったり、さまざまな方法での認証の必要性を設定し、人の出入りを制限することも可能です。
取引先や来客が多い会社であれば、入退出の管理を行ってくれるシステムは非常に便利です。
問題やトラブルの発生時の証拠や確認材料としても利用できるため、規模の大きなオフィスでは設置が必要なものとなるでしょう。
防犯カメラの設置
防犯カメラはセキュリティ対策として、いろいろな場所でみることのあるものです。
防犯カメラによって、見られているという意識が働き、不審者に対する抑止力として期待できます。
設置場所としては入口や玄関といった人の出入りが多い場所や、エレベーターなど死角になるような場所が効果的でしょう。
重要な書類などがある場所や部屋にも設置してもよいでしょう。
適切な場所に設置して、セキュリティ対策の向上につなげていきましょう。
ICカード、指紋、顔認証
さまざまシステムには、認証を必要とする設定をつけることが可能です。
認証方法にもいくつかの種類があります。
まずICカード認証です.、ICチップを埋め込まれたカードをかざすことで認証が行えます。
社員証などにチップを埋め込む場合もあり、社員証で入退出を行うことが可能になってきます。
最近では、指紋認証や顔認証という方法も増えてきています。
ICカードでは紛失や盗難のリスクがありますが、指紋や顔認証は、一人一人違うためセキュリティ効果が非常に高いです。
オフィスセキュリティマークについて
オフィスセキュリティマークとは、一般社団法人ニューオフィス推進協議会が定めたものです。
認証基準に基づいて経営資産の保護状況が適合しているかどうかの適合性を審査し、基準を満たした会社へ認証を付与しています。
セキュリティに対する意識が日々高まっており、オフィスにとっては、取引先との関係の維持や新規開拓の際の判断基準となってきます。
自社のセキュリティ対策を行っていき、会社の信用向上のためにも、興味のある企業の方はぜひ認証の取得を検討してみてください。
まとめ
今回の記事では、オフィスのセキュリティ対策の必要性や対策のポイントについて解説していきました。
現在では、インターネットの普及によって、業務の行い方に変化が生まれています。
そのため、従来のセキュリティ対策だけでは、守りきれないものも出てきています。
特にデータ保管している情報については、特に注意が必要です。
セキュリティ対策システムやツールを、適宜導入していき自社の従業員、資産などを守り安定したオフィス運営を行っていきましょう。
尚、「オフィスの物理的セキュリティ」対策に関するご依頼は「ビルディングデザイン」がおすすめです。
オフィスデザイン・設計から施工まで自社ですべての内容を承っているので、個別に業者を依頼するよりもコストを抑えれる可能性もありますし手間も省けます。
さらに、物件選びからサポートをしているため、要望に合ったオフィス空間を提供できます。
「ビルディングデザイン」を利用して、費用を抑えつつ快適な新オフィスをデザインしましょう。
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