オフィスのリフレッシュスペースを徹底解説！効果から作るポイントまで
最近、オフィスにリフレッシュスペースを作る動きが各企業で起きています。
これは従業員としては喜ばしい動きなのですが、実は従業員だけにメリットがある訳ではなく、企業側にもメリットがあります。企業の経営側に立つ人であれば、この動きとメリットは知っておくべきです。
そこで、この記事ではオフィスのリフレッシュスペースについて、効果や作るポイントを中心に解説します。
目次
休息の重要性
リフレッシュスペースの解説の前に「休息の重要性」について取り上げます。
オフィスにリフレッシュスペースを作ることは大切ですが、その重要性を認識するためには「休息の重要性」について知っておいた方がベターだからです。
作業効率向上のため
当然のことですが、人間は疲労すると動けなくなります。ビジネス現場でも同じで、疲労は従業員のパフォーマンスを落とします。週の後半には疲労が蓄積し、仕事が滞る人も増えるでしょう。
しかし、適度に休みを取るならば、身体がリフレッシュするため作業効率も回復します。休息の時間を割かなければいけませんが、一週間をトータルすれば、休息を取った方が効率は向上するのです。
モチベーション維持のため
モチベーションを保つ上でも休息は重要です。
人間は疲れすぎるとモチベーションを失います。特に、自分にとってハードルが高い案件を扱う場合には、余計に落ち込むことでしょう。
しかし、適度に休息を取り、気分転換をしながら業務に臨むならば、モチベーションは比較的維持されやすいのです。
健康被害回避のため
極度の緊張状態が続き、自信を失ったままで回復できないでいると、場合によってはメンタルに支障をきたします。
良い例が適応障害や鬱病、パニック障害などです。それらの疾患はかかってしまうと完全回復は難しく、場合によっては退社しなければなりません。
しかし、適切に休息を取るならばストレスは軽減され、そのような疾患の発生確率は減ります。健康被害を受けないためにも、休息は非常に大切なのです。
リフレッシュスペースの効果
このように、休息は作業効率から健康の問題まで深く関係します。そのためにリフレッシュスペースの設置が望まれますが、その効果が把握されていないと良いスペースは作れません。
そこで、ここでは改めてリフレッシュスペースの効果を確認してみましょう。
従業員の創造性の向上
リフレッシュを適切に行えば、従業員の創造性の向上が期待できます。
創造性は緊張の中から生まれるのではなく、むしろリラックスの中から出る場合が多いです。
そして、そのようなリラックスした状態から生まれる独創的なアイデアが、ビジネスの上で貴重な場合もあります。
リフレッシュスペースはリラックスできる場所です。従業員の創造性をアップさせる効果のあるスペースなのです。
業務の効率が上がる
リフレッシュスペースの利用により、業務の効率アップが狙えます。
確かに、リフレッシュスペースを利用することは通常業務と少し距離を置くことで、企業の生産に結び付かないかも知れません。しかし、リフレッシュすれば精神面・肉体面に関する緊張がほぐれ、疲労している状態よりも生産性が上がります。
なお、チームでプロジェクトを進めている場合においてもリフレッシュは有効です。リフレッシュスペースで適度に休み、談笑を楽しめば、より高いチーム意識を持てることでしょう。
情報交換の場になる
リフレッシュスペースは情報交換の場になります。
オフィスのメンバーが集まり、談笑の場にもなるため、必然的に情報交換の場になるのです。話題は一般的な世間話から相談までさまざまでしょうが、時として業務の話も出て来ます。
そして、談笑から話が発展して業務に及び、新たなアイデアの糸口を得られるかも知れません。企業としては、この小さなビジネスチャンスを育てるべきです。リフレッシュスペースでの情報交換を大切にするべきなのです。
イメージアップに繋がる
リフレッシュスペースの設置は企業のイメージアップにも繋がります。
イメージアップの良い例は求人関連です。例えば、学生向けの就職活動のサイトには多くの人の紹介文が寄せられていますが、その中には「働きやすさ」への言及も見られます。働きやすさの中にはオフィスの雰囲気などの記載があるかも知れません。そして、この場面でリフレッシュスペースへの紹介があれば、企業イメージのアップに繋がるのです。
人材の定着に有効
リフレッシュスペースは人材の定着にも有効です。
人手不足が問題になっている企業は少なくありません。そして、そのような企業は離職をことさらに恐れることでしょう。
ところで、従業員にとって「働きやすさ」は意外に重要な条件です。それはオフィスの環境も例外ではありません。環境によって離職率が変わり得るのです。
リフレッシュスペースは企業の働きやすさに大きく関与します。離職率を抑えるためにも重要なのです。
従業員の満足度のアップ
企業は顧客満足度のアップに注力するべきですが、それと同時に従業員の満足度にも配慮しなければいけません。
従業員の満足度が低いならば、モチベーションの低下、職場雰囲気の悪化、そして業務効率の低下などのリスクが発生します。そして、業務効率の低下が広範囲で発生するならば、企業の業績にも悪影響を与えかねません。
しかし、リフレッシュルームを設置するならば、オフィスが働きやすくなるため社員の満足度も上がります。その結果、業績悪化が食い止められるのです。
オフィスにリフレッシュスペースを作るポイント
このように、オフィスへのリフレッシュスペースはメリットが多いです。
しかし、リフレッシュスペースは闇雲に設置するべきではありません。
ここでは、オフィスにリフレッシュスペースを作るポイントを挙げます。
ワークスペースと違う雰囲気にする
リフレッシュスペースはワークスペースと違う雰囲気にすべきです。
仮に、同じような雰囲気にするならば気分転換にはならず、緊張状態を持ち込むことにもなり得ます。その場合はリフレッシュの効果が半減され、期待できる業務効率のアップも期待できません。また、硬い雰囲気であれば、企業としてのイメージアップにも繋がらないことでしょう。
リフレッシュスペースの効果を上げるためにも、雰囲気は変えましょう。
デザインのコンセプトを決める
リフレッシュスペースのデザインコンセプトも重要です。
デザインはコンセプトが決まっていないと、統一性が取れずに不格好になってしまうこともあります。また、落ち着ける場所にならない可能性も出てきます。
仮に、落ち着かないスペースになってしまうならば、せっかくの場所の意義が薄れることでしょう。
リフレッシュスペースの有効性を持たせるためにも、デザインコンセプトは重要なのです。
設置場所に気を付ける
リフレッシュスペースはオフィスの誰もが利用しやすくなくてはいけません。また、プライバシーの配慮も必要なため、設置場所には気を付けるべきでしょう。
例えば、利用しやすい位置の人と利用しにくい人の位置では、利用しにくい人の利用の機会と時間が減る可能性が高くなります。その場合は利用しにくい人のパフォーマンスの上がないことも懸念されるのです。
くつろげる雰囲気にする
リフレッシュスペースは雰囲気も大切です。くつろげることが好ましいです。
くつろげるようになるならば、リフレッシュ効果の向上が狙えます。
また、くつろぎやすい空間ならば、それほど時間をかけることなく気分転換が可能となります。時間対効果の面でも重要とため、くつろぎを大切にしましょう。
カフェスペースを設置
カフェスペースがあった方がベターです。
コーヒーや紅茶など、気分転換ができる飲み物を設置すれば、より高いリフレッシュ効果が期待できるからです。
なお、予算にもよるでしょうが、設置するコーヒーや紅茶は「ちょっと良いもの」を置くことがおすすめです。従業員の気分も良くなるため、時間対効果のアップが狙えるからです。
身体を動かせる部分を作る
運動する器具までは必要ないかも知れませんが、身体を動かせる器具を置くのも効果的です。
オフィスにいてパソコンばかりを見ていると、どうしても身体が固くなります。そのままではリフレッシュ効果が落ちてしまうでしょう。
しかし、身体を少しでも動かせば、身体の状態は変わり、リフレッシュの効果が上がるといわれています。
軽い飲食ができるようにする
リフレッシュのためには軽い飲食ができるようにするのも効果的です。
カフェスペース意外にも、ちょっとしたテーブルセットなどを置いて、お菓子などを食べられるようにすると良いでしょう。
広さに気を付ける
リフレッシュスペースの広さは、ある程度は必要です。
リフレッシュスペースは、あくまでも休息な場所なので広くし過ぎるのは良くないかも知れません。しかし、企業は組織変更などで人員を増減させるため、仮に増えた場合の対応が厳しくなります。状況によってはスペースの活用にまで支障が出るかもしれません。
なお、費用は発生しますが、可動パーテーションなどを設置し、あらかじめ広さを調整可能にすることもおすすめです。
プライバシーへの配慮が必要
リフレッシュスペースはプライバシーの配慮も必要です。
例えば、外部との連絡を可能とするケースでは、あまりにもオープン過ぎると話もできません。しかし、例えば専用ブースを設けるのであれば、気兼ねなく使えることでしょう。
マッサージチェアなどの設備もおすすめ
マッサージチェアなどの設備もおすすめです。
前述の「身体を動かす場所」があるならば、「身体を揉みほぐす場所」があっても良いでしょう。
リフレッシュスペースの運用について
以上、リフレッシュスペースを作るポイントなどを述べましたが、スペースは作るだけで終わらせるべきではありません。運用に関しても最初から考えておくべきです。
そこで、ここではフリースペースの運用に関する注意点を挙げます。
時間などのルールを決める
時間など、運用方法にルールを設けることは、オフィスのメンバー全員が有効に使う上で重要です。
例えば、長居をしてしまう例、騒いでしまう例、特定の人が陣取ってしまう例など、本来の趣旨からはずれるようなケースが考えられます。そして、このような状況は意外と慢性化しやすく、健全にすることは簡単ではありません。
また、飲食などに関してもルール化が重要です。ルール決めが甘すぎると無秩序になってしまうからです。
しかし、最初からルールを決めておくならば、全員が気持ち良く利用できます。
ただし、最初から厳し過ぎるルールを決めてしまうと利用しづらくなるため、最初は緩めのルールにして、利用の状況に合わせて改定するのがベターです。
情報漏洩に留意する
情報漏洩に関してもリフレッシュルームでは注意が必要です。
リフレッシュスペースは大勢が集まる場所です。それだけに他部署の情報が耳に入りやすく、危険です。
持ち込むことが可能な端末をあらかじめ決めるなどして、機密保持を優先させるべきでしょう。
なお、情報漏洩の問題はリフレッシュスペースだけの問題ではありません。日頃からの社員教育や啓蒙活動を併せて行うことが大切です。
備品の使用・持ち出しに注意
リフレッシュスペースにカフェスペースなどを設置するならば、備品の使用や持ち出しにも注意をしなければいけません。あってはならないことですが、備品を乱雑に使ったり、自宅に持ち帰ったりするケースもあり得るからです。
管理方法を決めるなどして、トラブル発生の防止が大切です。
まとめ
リフレッシュスペースについて取り上げました。従業員の肉体的なリフレッシュだけでなく、業務効率化や企業イメージアップなど、効果が多いことが把握できたことでしょう。
また、運用のルールの重要性が分かった人もいると思います。
いずれにせよリフレッシュルームの導入は最近のオフィスのトレンドでもあります。設置のポイントなどを改めてチェックし、良いリフレッシュルームを作りましょう。
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