オフィス移転におけるスケジュールについて｜成功のポイントや注意点も解説
リモートワークの普及や働き方改革などによって、オフィスの在り方も変わりつつあります。
近年は変化する働き方や従業員の需要に合わせて、オフィス移転を計画する企業も増えています。オフィス移転によって新しい環境で働くことは、業務効率化やモチベーション向上など、さまざまなメリットにつながります。一方で、オフィス移転におけるスケジュール管理がきちんとできないと、従業員への負担となったり、事業の計画に支障が出たりする可能性もあります。
本記事ではオフィス移転におけるスケジュールの基本と、成功のポイントなどについて解説します。
目次
オフィス移転にかかるスケジュールの目安はどれくらい？
オフィス移転を計画するのなら、スケジュールの目安を立てておく必要があります。
実際にどれくらいの時間でオフィス移転が可能なのか知ることで、具体的な計画を考案しやすくなります。
以下では、オフィス移転にかかるスケジュールの目安について解説します。
半年～1年程度がオフィス移転には必要
オフィス移転には、一般的に半年〜1年程度の時間を見積もる必要があります。
最低でも半年の時間がかかることを考慮して、スケジュールを構築することがポイントです。オフィス移転のスケジュールには、実際の移転作業だけでなく、移転の検討や計画立案の段階も含まれます。スムーズにオフィス移転の計画が構築され、実行に移すための準備が整えば、短いスケジュールで移転を完了させることも可能です。
半年〜1年はあくまで目安ですが、数か月の短期間で移転を完了させられるケースはほとんどないことを、事前に理解しておく必要はあります。
短いスケジュールでオフィス移転することにはメリットがある？
オフィス移転を実施するには、なるべく短いスケジュールで計画を進めることにメリットがあります。
オフィス移転にかかる時間が短いほど、スムーズに通常の業務体制に戻れます。移転の計画中や実行の最中は、オフィスで通常業務が難しくなります。レンタルオフィスを使用したり、リモートワークを主体にしたりと、普段とは異なる状況下での仕事が必要になるケースが多いです。そのためオフィス移転を実施する際には、短期間で終了できるスケジュールを目指して、さまざまな工夫を凝らすことが重要です。
一方で、無理やりオフィス移転のスケジュールを短期間に設定すると、ミスが多発して結果的に移転作業に時間がかかる可能性があります。業者との間にトラブルが発生するなど、予定外の問題に巻き込まれるリスクもあります。
短期間での移転スケジュールが理想ではありますが、無理をして予定を詰め込み過ぎないように、ある程度の余裕を持たせることも必要です。
オフィス移転が長期化することのデメリット
オフィス移転のスケジュールが長期化すると、さまざまなデメリットが懸念されます。
単純にスケジュールが長引くと、事業活動に支障が出てしまい、生産性の低下などを招くリスクがあります。従業員にとっても働きづらい環境を強いるケースが高いため、長期化すると負担が重くなると予想されるでしょう。また、オフィス移転のスケジュールが長期化すると、計画時とは状況が変わってしまう恐れもあります。
計画時にはオフィス移転にメリットが多かったとしても、時間が経つことで状況が変化し、デメリットが増える可能性も懸念されます。
オフィス移転を計画する際には、スピーディに実行するための決断力や判断力が求められます。
そのほか、オフィス移転のスケジュールが長引くほど、単純にコストがかかる点もデメリットです。事業に使用しないオフィスの賃貸を支払ったり、業者への依頼料が膨れ上がったりして、コストが大きくなる可能性も懸念されます。
オフィス移転のコストを最小限に抑えるためにも、長期化を避けるための工夫が必要です。
オフィス移転の具体的なスケジュール内容・流れ
オフィス移転を実行する際には、具体的なスケジュールの内容や流れを把握しておくことも重要です。
以下では、オフィス移転の具体的なスケジュール内容と基本的な流れを解説します。
1.オフィス移転計画を立案する
まずはオフィス移転の計画を立案し、具体的なスケジュールを構築します。
いつまでにオフィス移転を終了させるのか、そのために必要な作業は何かなど、さまざまなことを話し合って計画に取り入れます。
そのほか、オフィス移転による目的を明確にしたり、移転先の条件を決定したりといった作業も、初期段階で実施します。オフィス移転の目的が明確でないと、計画に対して不満を持つ従業員が出る可能性があります。
また、移転先の条件が曖昧なままでは、物件選びに余計な時間がかかるリスクがあるでしょう。
オフィス移転の計画立案におけるスムーズな意思疎通が行えるように、少数のチームをつくることも検討されます。
オフィス移転プロジェクトのメンバーを選定し、その人たちに主導権を与えて計画を進める方法も可能です。
専任のチームをつくる際には、オフィス移転に関する知識の有無や、責任感の強さなどを参考に、適切な人間を選定します。
2.オフィス移転業者を選ぶ
オフィス移転を自社の従業員だけで実施することは難しいため、「オフィス移転業者」に依頼することが基本です。
オフィス移転業者のノウハウやアドバイスを活用して、計画に具体性を持たせることが期待されます。先に解説したように、オフィス移転には半年〜1年、もしくはそれ以上の時間がかかります。そのためオフィス移転業者との付き合いは、長期にわたると想定されます。
計画を成功させるためには、優秀かつ信頼できるオフィス移転業者を選ぶことがポイントです。
基本的にオフィス移転業者を選ぶ際には、「実績」や「具体的なサポート内容」を参考にします。
オフィス移転業者によって、どのような支援をしてくれるかは変わります。移転後のオフィスデザインまで任せられるケースもあれば、移転作業だけを担当する業者もあります。自社が求める業務内容を明確にした上で、信頼できる実績を持つ業者に依頼するようにしましょう。
3.オフィス移転業者との打ち合わせを重ねて必要な作業を明確にする
選定したオフィス移転業者との打ち合わせを重ねて、必要な作業を明確にします。
移転先の候補となるオフィスのピックアップ、内装のデザイン、必要な設備の準備、工事の予約などを実施します。そのほか、移転先のオフィスを決定したら入居申込書の提出や預託金の支払いなど、事務作業も必要な段階になります。
オフィス移転業者との打ち合わせでは、不明点や疑問点はその度に確認して、解消すると良いでしょう。
オフィス移転計画は、途中で方針や内容が大きく変わる可能性もあります。変更が必要になった場合にはオフィス移転業者にその旨を伝え、対応を依頼しましょう。
オフィス移転においては、業者に任せられる業務と、自社で行うべき業務の2種類に分けられます。
委託できる業務とできない業務の線引きを明確にして、対応に遅れが生じないように注意しましょう。状況次第ではオフィス移転業者とは別に、専門業者に依頼して作業を任せることが検討されます。
例えば移転先のオフィスの受付デザインを考案するために、デザイン業者と契約することなどが考えられます。
4.実際にオフィスを移転する
オフィス移転に必要な準備が整ったら、実際にオフィスの移転を実行します。
移転先に持ち込む機材や書類の梱包・搬出作業、従業員へのスケジュールの伝達、取引先企業に移転先の住所や電話番号の連絡など、さまざまな作業が必要になります。また、法務局、税務署、社会保険事務所などへの届出も必要になるため、対応を忘れないように注意が必要です。
そのほか、スムーズに移転作業を済ませるために、現在のオフィスへの解約通知や、撤退にあたって必要になる原状回復工事などは、早めに対応しておくことが望ましいです。
移転後は速やかに業務を開始できるように、専門のチームを組んでオフィスの構築作業を進めることも重要です。
仕事に必要な最小限の機材や設備を把握し、限られたスペースでも業務を進められるように工夫することが考えられます。
オフィスの移転に手間取ると、その間の業務が停滞する恐れがあります。必要に応じて移転先ですぐに仕事をするのではなく、レンタルオフィスなどで対応することも1つの方法です。
オフィス移転を成功させるポイントとは？
オフィス移転を成功させるには、いくつかのポイントがあります。
成功に必要なポイントを理解しておくことで、スムーズなオフィス移転を実現できます。
以下では、オフィス移転を成功に導くために把握しておきたいポイントを解説します。
スケジュールは柔軟に変更する
オフィス移転の成功において、スケジュールは重要な役割を担います。
スケジュール通りに計画を進められれば、スムーズに移転先で業務を開始できるでしょう。一方で、最初に設定したスケジュールに縛られると、効率的な作業ができなくなる恐れがあります。
オフィス移転は長期のプロジェクトになるため、途中でさまざまな変更を余儀なくされる可能性が高いです。
大きな変更点があったにも関わらず、当初のスケジュールを強行しようとすれば、計画にズレが発生することが予想されます。
オフィス移転におけるスケジュールには柔軟性を持たせて、そのときに合わせた最適な形を模索していく必要があります。
ときにはスケジュールを大きくずらして、従業員や担当者の負担を軽減することも考えられるでしょう。
オフィス移転におけるスケジュールの重要性を理解した上で、柔軟に変更していく決断力を持つことが、成功のポイントです。
オフィス移転の理由・目的を再確認する機会を設ける
オフィス移転を実施するにあたって、理由や目的が最初にあるはずです。
しかし、オフィス移転が長期にわたると、最初の理由や目的が曖昧になり、作業が形骸化する恐れがあります。理由や目的が分からないまま移転作業を行っても、求める結果を得られるとは限りません。そのためオフィス移転を計画する際には、その理由や目的を再確認する機会を、複数回にわたって設ける必要があります。
定期的なミーティングを実施し、オフィス移転の目的をチームで共有し、実際の計画とズレが生じていないか確認する作業も重要です。
オフィス移転における理由や目的は、移転業務を委託する業者とも共有します。
業者にとってもオフィス移転の理由や目的への理解は、作業の内容に大きな影響を与えます。
依頼時に理由や目的は明確に説明し、必要な業務を進めてもらいやすくする準備も必要となります。
専門業者と連携する意識を持つ
オフィス移転の際には、専門業者と連携する意識が成功の秘訣です。
オフィス移転の専門業者には、さまざまな作業を任せられます。ときにはほとんどの作業を委託して、自社は本来の業務に集中する方法を取ることもあります。
しかし、オフィス移転を完全に業者任せにしてしまうと、後からミスや勘違いが発覚し、スケジュールに大幅な遅れが生じるリスクが懸念されます。業者にとっても依頼側のチェックがないと、作業内容にミスがないか判断しづらく、効率的な業務ができなくなる可能性もあります。
オフィス移転を実行するのなら、専門業者にお任せするのではなく、積極的に関わっていく姿勢が必要です。
ときには専門業者に指示を出して、業務内容を変更してもらうことも必要です。逆に専門業者からのアドバイスを受けて、スケジュールを変えることも検討されます。
このように相互に協力し合う関係性を構築することが、オフィス移転を成功させる地盤となります。
オフィス移転におけるスケジュール関係の注意点
オフィス移転におけるスケジュールの調整には、さまざまな注意点があります。
オフィス移転に支障が出ないように、スケジュールを立てるにおいて理解しておくべき注意点を、以下で解説します。
移転における手続き内容を明確にしておく
オフィス移転の際には、各種手続きが必要になります。
現在契約しているオフィスとの手続き、新しいオフィスとの手続き、事業の関係先への手続き、国や自治体への手続きなどが、欠かせない作業となります。これらの作業をスケジュールに組み込んでいないと、途中で予定を変更せざるを得なくなる可能性があります。
特に国や自治体への手続きは、書類の提出期限などがあるため、計画的な作業が必要です。また、移転後もスムーズに業務を回すために、関係先への挨拶なども重要です。
移転における手続きは事前に明確にして、スケジュールに組み込んでおくように注意しましょう。
オフィス移転にかかるコストを計算しておく
オフィス移転にかかるコストを計算しておくことも、注意点の1つです。
基本的に移転スケジュールが長期化するほど、コストも増大します。予算的にどの程度までスケジュールを延ばせるのかを確認しておけば、余裕のあるオフィス移転が可能です。
そのためオフィス移転のスケジュールを立てる際には、日数によってどの程度コストが変わるのか把握しておくことが必要です。
コストの計算式が曖昧だと、移転終了後になってから予算オーバーに悩む可能性もあります。
事前に専門業者に予算を伝えて、その枠内で移転が終了するように取り計らってもらうこともポイントです。
まとめ
オフィス移転を実施するには、具体的なスケジュールの構成が欠かせません。スケジュールに沿った行動を心がけることで、スムーズなオフィス移転を実現できるでしょう。オフィス移転のスケジュールを立てる際には、専門業者の力を借りるのがおすすめです。
オフィス移転のノウハウや実績を持つ専門業者の意見を活用することで、より現実的かつ具体的なスケジュールが立てられます。
まずはオフィス移転の専門業者に、スケジュールの構築を依頼することから始めてみてください。
オフィス移転に関するご依頼は「ビルディングデザイン」がおすすめです。
オフィスの移転からデザイン・設計・施工まで自社ですべての内容を承っているので、個別に業者を依頼するよりコストを抑えれる場合もありますし手間も省けます。
さらに、物件選びからサポートをしているため、要望に合ったオフィス空間を提供できます。
「ビルディングデザイン」を利用して、費用を抑えつつ快適な新オフィスをデザインしましょう。
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