オフィスの面積は1人あたりどれくらい必要？レイアウト検討の注意点を解説
オフィスのレイアウトは業務効率に影響するため、細心の注意を払って検討しなければいけません。また、今では従業員のメンタルヘルスも重要視されているため、ストレス負荷にも気を遣うべきでしょう。
さて、従業員のオフィスでの労働環境を考えると、「1人あたりの面積はどれくらい必要」であるか…という命題に行きつきます。また、オフィスの規模を従業員1人あたりの必要面積から逆算して決める方法も成立することでしょう。
そこで、ここでは1人あたりのオフィスの面積はどれくらい必要かについて取り上げます。これからオフィスの設置や移転を計画する人には参考になることでしょう。
目次
オフィス面積は1人あたりどれくらい必要か
まずはオフィス面積の1人あたりの必要面積を取り上げます。
1人あたりのオフィス必要面積
実は、オフィスの従業員1人あたりの必要なスペースは法的に決められています。これは、労働安全衛生法による規定です。
労働安全衛生法には事務所衛生基準規則が設けられていて、それによると、「従業員1人について10立方メートル以上にしなければならない」と記載されているのです。
この数値から逆算すると、天井高さが2,400mmとするならば床面積はおよそ4.16㎡です。坪数に換算すると、大体1.3坪程度となります。
尚、この数値はあくまでも最少の数値で、現在のオフィスビルに当てはまるとは限りません。しかし、作業環境を考慮するならば、やはり面積はある程度はあった方がベターです。必要面積の下限と考えると良いでしょう。
オフィス家具メーカーの推奨面積
ところで、オフィス家具メーカーは法規とは別な値を推奨しています。推奨値は1人あたり2～4坪です。
これは、業種や職種によって必要な面積が変わる点への配慮と考えられます。
尚、この推奨面積はあくまでも「推奨」です。前述のような労働安全衛生法とは規定の性格が異なります。
また、どのようなファニチャーを設置するかによっても面積は変わるため、あくまでも参考とすべきでしょう。
職種によってオフィスの必要面積は異なる
職種によって必要面積は異なるため、オフィスを作る際には配慮が必要です。
例えば、事務系や営業系であればノートパソコンと書類やファイルで足りるかも知れません。しかし、エンジニアやデザイナーなどの職種は使うツールや保管するものが全く異なるため、広めのスペースが必要です。
エンジニアであればCADを扱うパソコンもあるでしょうし、デザイナーであれば画像やアニメーションを操る高性能パソコンが必要となるでしょう。
また、状況によっては更にサーバーを置くスペースが必要かも知れません。職種によって必要面積はケースバイケースなのです。
1人あたりのオフィス面積が広いとどうなるか
次に、1人あたりのオフィス面積が広い場合にはどうなるかを紹介します。
余裕を持てる
オフィスの1人あたりの面積が増えると、従業員は余裕を持てます。
これは物理的にも心理的にも良い効果を現します。1人あたりの面積が増えれば作業スペースが広いため、使いやすくなるのです。また、周囲の人と適度な距離ができるためストレス負荷は少なくて済むでしょう。
現代はストレスが問題になる社会です。隣の人と距離や、自分の動ける範囲を広げることは心と身体の健康のために必要です。1人あたりの面積が広いオフィスは、心にも肉体にも良い作用を持つため、やはり推奨されます。
避難しやすい
1人の面積が増えると、それに合わせてデスクとデスクの間隔が開きます。その結果、その間隔が通路となり、避難が容易になります。
例えば、紙を山積みしているようなオフィスでは、火災での火のまわるスピードは早まる可能性が高いです。
しかし、どんな状況であっても、従業員は一刻も早く非難しなければいけません。そのためには十分に広い通路が必要です。
通路の確保がしやすくなる1人あたりの面積の広いオフィスは安全性が高いのです。
賃料や光熱費が高くなる
1人あたりのオフィス面積が広くなると、とれに伴ってオフィスの賃料や光熱費が基本的には上がります。
例えば、先にも挙げた「1人1.3坪」を1.5坪まで広くすると面積は概ね15%程度広がります。賃料もそれに合わせて上がるのです。
また、オフィスが広くなれば、それに比例して空調も必要となり光熱費が発生します。
スペースが無駄になる可能性
オフィスの1人あたりの面積を広くしたとしても、その広くなったスペースが有効活用されるとは限りません。かえって無駄に使われるケースが考えられます。
例えば、広いスペースを確保して大きなデスクを設置したとしても、不必要な紙をデスクに山積みしたならば、デスクは乱雑になることでしょう。場合によってはオフィス全体がひどい有様に見えるかも知れません。
これはスペースの無駄使いです。仮に広かったとしても、無駄使いに終わるケースもあるのです。
1人あたりのオフィス面積が狭いとどうなるか
次に、1人あたりのオフィス面積が狭い場合を解説します。
オフィスの賃料の節約に繋がる
1人あたりの面積が減ると、それだけ賃料が節約されます。
例えば、「1人1.3坪」を「1.2坪」まで抑えるならば、92%程度にまで狭くなります。家賃は面積だけで決まる訳ではありませんが、それでも安くはなるでしょう。
ただし、通路のように確保しなければいけないスペースは残さなければいけません。
オフィスでの社員同士のコミュニケーションが取りやすい
1人あたりの面積が狭いとコミュニケーションが取りやすくなります。
これは隣が近く、声が届きやすくなるため、あるいは顔をあわせやすくなるためです。また、書類を回覧する時でも便利です。
逆に1人あたりの面積が広い場合には声が届きにくくなります。隣の席まで離れてしまうならば、少し大きな声で呼びかけなければいけません。そのため、疎遠になるかも知れません。
オフィス内で周囲から雑音が飛び込んで来る
1人あたりのオフィス面積が狭いと周囲から雑音が飛び込んで来ることがあります。
例えば、隣の人の話声が聞こえて来ますし、キーボードをカタカタと叩く音が飛び込んで来るでしょう。
もしかしたら、これらの音はあまり大きくないかも知れません。しかし、一旦気になってしまったら、その後も気になってしまうものです。
そして、作業に集中できなくなる可能性もあります。業務効率まで落ちるケースも考えられるのです。
オフィス内の従業員のストレスが溜まる
1人あたりの面積が狭いと従業員のストレスが溜まる可能性が高いです。
人のストレス要因は多くありますが「人との距離」も大きいです。隣の人が迫って来るように見えたのならば、やはりストレスは溜まるでしょう。
尚、今は職場でのメンタルヘルスが重要視されています。しかし、オフィスを狭くすることは、この動きに逆行する動きとも言えます。労働安全衛生の観点から問題視されるかも知れません。
オフィスのレイアウト検討の注意点
ここでは、1人あたりのオフィスのレイアウト検討時の注意点を紹介します。
オフィスの通路幅
最初に避難経路の確保をしなければいけません。通路幅の確保が注意点です。
オフィスのレイアウトを検討する際には、実際にオフィス内の原寸を測定し、図面を描いて通路幅を検証する方法が推奨されます。
部屋の形状を平面図のように起こし、デスクの配置を変えて確認しましょう。
オフィスの通路幅についての詳細は、ぜひ下記コラムも参考にしてください。
オフィスのエントランス
エントランスは狭すぎないようにしましょう。
ワーキングスペースの確保のためにエントランスは小さい方がベターと思うかも知れません。しかし、エントランスは企業の権威性を現すために重要なのです。
尚、エントランスに企業サインを置くケースがありますが、そのようなアイテムで来訪者にインパクトを与えられます。オフィスが地味になりそうな場合に推奨できます。
オフィスのエントランスについての詳細は、ぜひ下記コラムも参考にしてください。
オフィスの会議室
会議室は「何人が使うか」の明確化がポイントとなります。
これは、会議室の必要となる面積が人数によって決まるからです。
会議に集まる人数からデスクなどのファニチャー類を選定し、人員とファニチャー類が無理なく設置できる程度が良いでしょう。
尚、敢えて会議室を小さくして、大きな会議はレンタル会議室の利用とすることも推奨できます。スケジューリングは必要ですが、会議室を置かなくてもよくなり、オフィスの賃料も抑えられます。
オフィスの収納スペース
収納スペースは「作り過ぎない」ことがポイントです。
多くの場合、収納スペースは文書の保管に使われますが、可能な限り文書を電子化すれば量が減ります。そうすると、収納スペースそのものが必要なくなるのです。
ただし、収納スペースは無いと困るケースがあります。例えば、技術職の従業員が部品などを片付ける場合には、どうしても収納スペースが必要です。従業員の職種の構成によって収納スペースを考えると良いでしょう。
オフィスの1人あたりの面積を確保するコツ
大多数の企業は賃料を削減するために、オフィスのコンパクト化が望まれます。
しかし、前述のようにオフィスの1人あたりの面積は法的に定められているため、1人あたりの面積の確保は重要です。…それでもオフィスの賃料を抑えたい事情はあることでしょう。
そこで、ここではオフィスの1人あたりの面積を確保するコツを紹介します。
文書のペーパーレス化
今のオフィス作業はパソコンが中心となりましたが、紙は依然として使われています。
実際、紙の文書が山積みになっているデスクも珍しくはありません。書類の整理が付かず、肝心な書類を探せない人もいることでしょう。
さて、紙文書はデータ化が可能です。データ化すれば、紙で持つ必要がなくなります。そのため、スペースの節約ができます。
また、文書をデータ化してクラウドに格納すれば、端末さえあれば遠隔地でも閲覧が可能です。
例えば、建築現場や製造現場に行くとき、端末を持って行けば図面をはじめとした各種資料を確認できます。上手に使えば、業務効率が更に上がることでしょう。
オフィスのフリーアドレス化
フリーアドレス化も有効な案です。
オフィスをフリーアドレスにすれば、必要のない備品が減らせるからです。
例えば、文房具をはじめとした小さな備品であっても、個人が持つならば、全体では大量になります。当然ながら、その備品を片付けるキャビネットなどが必要となるでしょう。
しかし、フリーアドレス化すれば細かい備品も共有化されるため、キャビネットは多くは要りません。その結果としてスペースが削減され、1人あたりの面積を確保しやすくなるのです。
オフィスのフリーアドレス化についての詳細は、ぜひ下記コラムも参考にしてください。
ファニチャー類の工夫
ファニチャー類を壁面に置けば、オフィスの中央が丸ごとワーキングスペースに使えるので、1人あたりの面積確保がしやすいです。
また、複数の部署が1ヵ所に入る場合には、ファニチャー類は間仕切り代わりとしても使えます。
他にも、内装工事の際に本棚を作り付けるアイデアもあります。オフィスによって違うので、状況に合わせて作りましょう。
オフィス機器の小型化
オフィス機器の小型化も有効な手段です。
機器を小型化すれば、デスクが小さくて済みます。
例えば、パソコンはデスクトップ型がよく使われていますが、今では本1冊程度の大きさの小さいタイプが登場しています。しかも、高性能のタイプもあり、設計者が操るCADなども問題なく動くものも多いです。
小型のものに交換しても業務上の問題が無ければ、オフィスの節約のため、小型化すべきでしょう。
オフィスエントランスのコンパクト化
エントランスはコンパクト化が可能です。
例えばロビーを小さめに設定したり、ソファーなどを少なくしたりすれば、それだけ面積が節約できます。
また、エントランスの奥行を浅めに取り、間口を広めにすれば実際よりも広く感じます。
ただし、前述のように、エントランスは企業の権威性に大きく関わる部分なので、あまりに小さくすると良くありません。バランスを考えて大きさを設定しましょう。
まとめ
オフィスの1人あたりの面積について取り上げました。
オフィスの適正値があることが分かった人もいることでしょう。また、自社の是正すべき点に気が付いた人も多いと思います。他にも、オフィスの工夫について考えが膨らんだ人もいることでしょう。
企業が業績を上げるためには、従業員のパフォーマンスを最大限に引き出さなければいけません。そのためにはオフィスの改善が非常に重要です。1人あたりの面積は重要に思えないかも知れませんが、積極的な導入を推奨します。
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