オフィスの受付をデザインする方法｜おしゃれなオフィスをつくるメリットや注意点を解説
オフィスの受付は会社に入るときに最初に通る場所であり、取引先などの大切なお客様を迎える空間です。そんなオフィスの受付をおしゃれかつ機能的にデザインすることは、会社に多くのメリットを与えます。本記事では、オフィスの受付をオリジナルのデザインに改装するメリットや注意点、デザインの方法について解説します。オフィスの受付を変更することを検討しているのなら、まずは基本をチェックしてみてください。
目次
オフィスの受付が持つ役割
オフィスの受付は、さまざまな役割を持つ場所です。オフィスの受付がどのようなデザインをしているのか、どんな環境なのかによって、多くの影響が出ると予想されます。以下では、オフィスの受付が持つ基本的な役割について解説します。
オフィスの受付は自社の「顔」となる
オフィスの受付は、自社の「顔」となる部分です。自社の雰囲気を来訪者に伝えたり、ブランドコンセプトをイメージさせたりといった、さまざまな効果を引き出せます。オフィスの受付で得た印象は、その後も来訪者にとって企業を想像する際の要素になります。印象が良ければ、交渉がスムーズに進んだり、長期的な関係性を構築できたりする可能性もあります。自社の顔として機能することを意識して、オフィスの受付のデザインを考案することが重要です。
来訪者を歓迎する空間になる
オフィスの受付は、来訪者を歓迎する空間として機能します。オフィスの受付の空間が整っていれば、それだけで来訪者は会社から歓迎されていることを実感できます。逆にオフィスの受付が散らかっていたり、受付のデザインが古い状態だったりすると、来訪者に対して壁をつくってしまうリスクがあります。来訪者が多い職場の場合、積極的にオフィスの受付のデザインを改善することがポイントです。
自社製品を紹介するスペースとしても役立つ
オフィスは多くの人が利用するスペースであるため、自社製品を設置して紹介・展示することも検討されます。受付に待ち時間が発生する場合、その間に自社製品を触ってもらうようにデザインすることで、自然な形でアピールができます。試作段階の製品を配置することで、自社の将来に期待感を持ってもらうことも可能です。使い方次第で多くのメリットを得られる点は、オフィス・受付スペースの特徴です。
セキュリティ向上にも貢献する
オフィスの受付は、セキュリティ向上にも役立ちます。受付に人を配置したり、監視モニターを設置したりすることで、出入り口の時点で不審な侵入者を発見できます。オフィスの受付がなく、素通りで事業スペースに入れてしまう構造の場合、さまざまなリスクが懸念されます。重要な情報や従業員の安全性を確保する意味でも、オフィスの受付は重要なスペースとなり得ます。オフィスの受付が整備されていないと、セキュリティに力を入れていない企業と判断される可能性もあります。
オフィスの受付は常に整備し、オリジナルのデザイン性を取り入れて、「しっかりと管理している」ことをアピールするのがポイントです。
オフィスの受付をデザインするメリットとは？
オフィスの受付をオリジナルの形にデザインすることには、多くのメリットがあります。以下では、オフィスの受付をデザインする主なメリットについて解説します。
自社の第1印象を良くする
オフィスの受付をデザインすることには、自社の第1印象を良くするというメリットがあります。オフィスの受付が他企業とは異なるデザインで構成されていると、それだけで「面白い会社」「こだわりのある企業」といった印象を持たれやすくなります。第1印象次第で、来訪者であるクライアントや営業担当者の意識が変わり、その後の関係性に良い影響を与える可能性が高まります。オフィスの受付からすでに自社と相手の関係構築が始まっているため、積極的にデザイン性に工夫を凝らすことにメリットがあります。
従業員のモチベーション向上につながる
オフィスの受付をデザインすると、従業員のモチベーション向上につながるケースもあります。オフィスの受付は来訪者だけでなく、従業員も頻繁に出入りするスペースです。オフィスの受付がおしゃれにデザインされていると、気持ちが高まって生産性向上や業務効率化など、さまざまな形で仕事に良い影響を与える可能性があります。「会社に行きたくなる」オフィスの受付を意識してデザインし、従業員のモチベーションを高めることも計画できます。
企業のブランディングの一環となる
オフィスの受付のデザインは、企業の特徴や理念を具現化する形で、ブランディングにつなげることも可能です。企業の「カラー」をオフィスの受付に取り入れることで、自社が目指していることや大切にしていることを、自然に理解してもらえる可能性が高まります。例えば環境保全に力を入れている・関連する事業をしているのなら、グリーン基調で自然のデザインを導入することで、その意図をオフィスの受付から伝えることが可能です。
来訪者や従業員に対して、企業ブランディングが行える点も、オフィスの受付をデザインするメリットになり得ます。
オフィスの利便性を高められる
オフィスの受付を特別な形にデザインすることで、スペースの利便性を高められるケースもあります。例えばオフィスの受付に会社内の地図を設置することで、来訪者が迷うことなく目的の場所に向かえるように支援できます。デザインに合わせてタブレットなどを設置すれば、オフィスの受付に人がいなくても、来訪者を案内することも可能です。従来のオフィスとは異なるデザインだけでなく、それに合わせて便利なシステムや環境を整備することで、使いやすいスペースを構築可能です。
オフィスの受付をデザインする方法
オフィスの受付をデザインするには、さまざまな方法があります。あらかじめ基本的な方法を理解しておくことで、オフィスの受付を自社の目的通りにデザインできるようになるでしょう。以下では、オフィスの受付をデザインする方法について解説します。
受付の改装を担当する専門業者に依頼する
オフィスの受付をデザインする際には、改装を専門的に担当している業者に相談することが重要です。オフィスの受付は社内のほかのスペースとは違い、デザインの際にはさまざまな工夫や意識が求められます。そのためオフィスの受付を改装した実績がない業者の場合、適切なアドバイスや施工が受けられない可能性が懸念されます。オフィスの受付をデザインした経験をアピールしている専門業者は多数あるため、まずは信頼できる業者選びから始めると良いでしょう。
また、オフィスの受付をどのようにデザインすべきか具体的に決まっていない場合、専門的な相談ができる業者を活用することも考えられます。自社のオフィスをみてもらい、どのようなデザインがふさわしいか意見をもらったり、自社のイメージを具体的なデザインで形にしてもらったりと、サポートに期待できるケースも多いです。
統一したコンセプトの下でデザインする
オフィスの受付をデザインする場合、コンセプトを統一した上で実践することも方法の1つです。コンセプトが明確になっていると、来訪者や従業員に共通のイメージを与えられます。見た目も統一されて美しい形を実現しやすくなるため、オフィスの受付を華やかに彩れます。コンセプトは一般的に、企業イメージやコーポレートカラーを採用することが考えられます。自社のイメージがスムーズに伝わるように、まずは採用するコンセプトを決めることが重要です。
コンセプトが決まる前にデザインを考案してしまうと、統一感のない中途半端な形になる可能性もあります。不要な機能を加えてしまったり、自社のイメージに似合わないカラーや装飾品をつけてしまったりと、デメリットが増える可能性があります。オフィスの受付をデザインする際には、コンセプトの明確化を作業工程に加え入れることが重要です。
従業員の意見を参考にする
オフィスの受付を変える際には、従業員の意見を参考にすることも考えられます。オフィスの受付前を頻繁に移動する従業員が、どのようなデザインを求めているのか知ることで、客観的な意見を反映できます。従業員にアンケートを取り、どんなデザインが好みなのか、どのようなデザインだと気分が高まるかなどを把握し、従業員へのメリットを重視して計画を進めることも考えられます。先に解説したように、オフィスの受付をデザインすることは、従業員のモチベーション向上につながるメリットがあります。会社への帰属意識が高まり、離職率を下げる効果に期待できる可能性もあるでしょう。
近年はリモートワークが普及し、オフィスの受付をみる機会が減っている企業も多いです。しかし、オフィスの受付をまったく使わないことは少ないため、デザインに力を入れることで、出社した従業員の気持ちを高めることができます。リモートワークが主体となって、出社する機会が減ったからこそ、オフィスの受付をデザインして出社したくなる雰囲気づくりを進めることも考えられます。
会社のロゴやデザインを取り入れる
オフィスの受付をデザインする際には、会社のロゴや普段から使用しているデザイン、キャラクターなどを取り入れるのが一般的です。オフィスの受付に設置するロゴや企業の名称は「エントランスサイン」とも呼ばれ、受付を華やかにする効果に期待できます。エントランスサインにはさまざまな工夫が可能で、例えばロゴや文字を光らせてディスプレイとして使用することが考えられます。エントランスサインを目立たせることで、来訪者に自社の名称とロゴを改めて認識してもらうチャンスをつくれます。
会社のロゴやデザインがない場合には、受付の改装をきっかけに作成することも検討されます。ロゴや企業名をデザインしたマークなどは、自社を分かりやすく紹介するために欠かせない要素です。SNSのアイコンやホームページのタイトルなど、さまざまなシーンで活用できるため、事前に作成しておくことが理想です。
実際の画像を参考にする
オフィスの受付をデザインする場合、実際のオフィスの受付画像を参考にすることも重要です。どのようなオフィスの受付があるのか、どんな工夫が採用されているのかを確認し、自社のデザインに取り入れることが検討されます。そのまま流用するのではなく、あくまで自社のイメージやコンセプトに合わせて改変する必要があります。業者に施工を依頼する際に、イメージ画像として使用するのも1つの方法です。
オフィスの受付をデザインする際の注意点
オフィスの受付をデザインする際には、いくつかの注意点もあります。以下では、オフィスの受付をデザインする際に、事前に把握しておくべき注意点について解説します。
「清潔感」は基本的に取り入れる
さまざまなデザインが考慮されますが、「清潔感」は基本的に取り入れるべき要素です。どのようなコンセプトでデザインするにしても、清潔感のないオフィスの受付はイメージが悪くなります。清潔感を意識したシンプルなデザインを取り入れた上で、自社のコンセプトを乗せていくことがポイントです。
来訪者の目線・動線を意識する
オフィスの受付をデザインする際には、来訪者の目線や動線を意識したつくりも必要です。オフィスの受付はあくまで来訪者を迎え入れて、案内などを行うスペースです。デザインを重視し過ぎた結果、どこに受付があるのか分からなくなったり、移動がしづらい状態になったりしては、本末転倒です。オフィスの受付の役割を改めて確認し、来訪者のためのデザインを考案しましょう。
受付のデザインにかかるコストを計算しておく
オフィスの受付をデザインする際には、事前にコストの見積もりを取ることも重要です。デザインの内容次第では大掛かりな工事となり、予想以上のコストがかかるケースもあり得ます。事前に予算を明確にした上で、可能な範囲でデザインを構築することがポイントです。複数の会社から見積もりを取り、希望通りかつ安価で任せられる業者に依頼することも考えられます。
まとめ
オフィスの受付は、会社の顔となる重要なスペースです。オリジナルのデザインを採用することで、さまざまなメリットを得られるでしょう。一方で、デザイン性にばかり注視してしまうと、自社のコンセプトが正しく伝わらなかったり、使いづらいスペースになってしまったりと、デメリットも想定されます。この機会にオフィスの受付をデザインするための基本を確認し、ぜひ具体的な計画を考案してみてください。
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